Proces e-doręczeń w usłudze e-doręczenia Kalasoft to zaawansowany system elektronicznej korespondencji, który umożliwia bezpieczne i efektywne przesyłanie dokumentów pomiędzy różnymi podmiotami. Poniżej przedstawiamy profesjonalny i techniczny opis tego procesu:

1. Inicjacja Przesyłki: Proces e-doręczeń rozpoczyna się od inicjacji przesyłki przez nadawcę. Nadawca może być podmiotem publicznym lub prywatnym, korzystającym z usługi Kalasoft. W tym kroku, nadawca wskazuje, że dany dokument zostanie wysłany za pomocą e-doręczenia.
2. Generacja i Uwierzytelnianie: Po inicjacji, system Kalasoft generuje cyfrową kopię dokumentu i przypisuje mu unikalny identyfikator. Dokument jest podpisywany cyfrowym podpisem nadawcy, co zapewnia jego autentyczność i niezmienność. Mechanizmy uwierzytelniania upewniają się, że tylko uprawnione osoby mogą inicjować proces e-doręczenia.
3. Przesyłanie Do Adresata: Skonstruowany w poprzednim kroku dokument jest szyfrowany i przesyłany do systemu Kalasoft w celu dalszego kierowania. Kalasoft umożliwia przesyłanie dokumentów poprzez odpowiednie protokoły bezpiecznego połączenia, takie jak SSL/TLS, zapewniając integralność i poufność przesyłanych danych.
4. Zarządzanie Adresatem: System Kalasoft identyfikuje odbiorcę przesyłki na podstawie podanych danych lub identyfikatora e-doręczenia. W przypadku podmiotów publicznych, system korzysta z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), natomiast w komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi wykorzystywana jest kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (Q-Doręczenia).
5. Dostarczenie i Potwierdzenie: Po zidentyfikowaniu odbiorcy, dokument jest dostarczany na adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Odbiorca otrzymuje powiadomienie o dostępie do dokumentu oraz prośbę o potwierdzenie odbioru. W przypadku PURDE, komunikacja może odbywać się poprzez publiczny kanał e-doręczeń, co zapewnia wiarygodność potwierdzenia.
6. Archiwizacja i Dostępność: Zarówno nadawca, jak i odbiorca, mogą archiwizować elektroniczne dokumenty, co umożliwia łatwy dostęp do nich w przyszłości. System Kalasoft zapewnia odpowiednie mechanizmy przechowywania i zarządzania archiwum.

W skrócie, proces e-doręczeń w usłudze Kalasoft opiera się na zaawansowanych technologiach kryptograficznych, uwierzytelnianiu oraz zabezpieczeniach, aby umożliwić bezpieczne i równoważne prawnie przesyłanie dokumentów elektronicznych. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych protokołów komunikacyjnych, system jest w stanie zapewnić szybkość, poufność i autentyczność procesu e-doręczeń, co przyczynia się do usprawnienia działań korespondencyjnych w środowisku elektronicznym. Opracowaliśmy proces wdrożenia i integracji usługi e-doręczeń, który spełnia najwyższe standardy. Jesteśmy pierwszą na rynku firmą informatyczną oferującą usługę e-doręczeń.

Artykuł E-Doręczenia pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Nieświadomi ryzyka

Wielu przedsiębiorców nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, jak powinno wyglądać dostosowanie do przepisów związanych z RODO, zwłaszcza, że regulacje prawne pozostawiają duże pole do interpretacji i nie określają jasno, w jaki sposób należy dbać o bezpieczeństwo danych.

Pracodawców obowiązuje nakaz utworzenia etatu Inspektora Ochrony Danych. W wielu przypadkach, przedsiębiorstwa z sektora MŚP nie mogą sobie pozwolić na utworzenie nowych miejsc pracy. W związku z tym, odpowiedzialne za  administrowanie danymi zostały osoby, które nie posiadają odpowiedniego przeszkolenia ani wiedzy w zakresie RODO.

Informatyczne rozwiązania

Jednym z wielu możliwych rozwiązań wykorzystywanych przez przedsiębiorców jest zastosowanie zintegrowanego systemu wspierającego zarządzanie, który częściowo zastępuje papierową dokumentację elektronicznym obiegiem dokumentów, co w efekcie pozwala na bezpieczniejsze przetwarzanie danych. Systemy wspomagające zarządzanie eliminują wiele zagrożeń związanych z niedopełnieniem obowiązków RODO, jednak warto pamiętać, że nie istnieje rozwiązanie idealne.

– Największym zagrożeniem, nawet przy najlepszym systemie informatycznym, pozostaje błąd ludzki. Uważam jednak, że nawet to ryzyko można zminimalizować – mówi Grzegorz Kaliński,
Prezes Kalasoft Sp. z o.o. tworzącej oprogramowanie dla uczelni wyższych – Przede wszystkim należy stale podnosić kompetencje osób odpowiedzialnych za RODO. Odpowiednie dostosowanie ich umiejętności do wykorzystywanych narzędzi sprawi, że będziemy dysponować najlepszym możliwym zabezpieczeniem. Zawsze warto też wyciągać wnioski z innych wycieków danych i przygotowywać się na podobne scenariusze.

RODO – jak się zabezpieczyć?

– Warto rozważyć regularne wewnętrzne kontrole przechowywania i przetwarzania danych osobowych w przedsiębiorstwie. Pozwoli to na zwiększenie znajomości przepisów RODO wśród wszystkich pracowników. Bardzo ważne jest stałe eliminowanie drobnych zaniedbań, ponieważ to one najczęściej prowadzą do poważnych konsekwencji związanych z kontrolą zewnętrznego organu – podsumowuje Prezes Kalasoft Sp. z o.o.

Zintegrowany system informatyczny, czyli specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania uczelnią wyższą i dziekanatem, dopasowane do jej potrzeb, zapewniające bezpieczeństwo danych oraz oferujące e-dokumenty to przyszłość szkolnictwa wyższego.

Na urządzeniach mobilnych wyświetla się responsywnie zapewniając większą uniwersalność i poziom bezpieczeństwa niż aplikacja mobilna.

Więcej informacji o oferowanych przez Kalasoft Sp. z o.o. rozwiązaniach ERP dla uczelni – HMS Solution znajdziecie na  https://www.kalasoft.pl/hms/

Komentarze naszych specjalistów dotyczące takich tematów jak podatek PIT, RODO, bezpieczeństwo danych i cyfryzacja szkół wyższych można przeczytać w aktualnościach na https://www.kalasoft.pl/aktualnosci/

Aktualne oferty pracy w Kalasoft Sp. z o.o. są dostępne pod adresem https://www.kalasoft.pl/kariera/

Artykuł RODO – tylko co czwarta firma gotowa na nowe przepisy pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Dziękujemy Pracownikom Kalasoft, Klientom, Partnerom i Przyjaciołom!

Od 30 lat staramy się czynić pracę naszych klientów efektywniejszą. Priorytetem jest dla nas również bezpieczeństwo danych. Jesteśmy bogatsi o niezliczoną ilość doświadczeń, 30 lat doradztwa dla 40 uczelni wyższych w całym kraju.

Każdy z Was, każdy bez wyjątku przyczynił się do tego, że Kalasoft jest w tym miejscu. I że planujemy dalszy rozwój. Na kolejne 30, a może i więcej lat. Z myślą o Was będziemy dostarczać Wam najwyższej jakości produkty i dbać o rozwój szkolnictwa wyższego w Polsce.

Raz jeszcze dziękujemy!

Artykuł Kalasoft – podziękowania z okazji 30-lecia działalności pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Wynik badania miał zobrazować, jak studenci oceniają różne systemy informatyczne polskich uczelni i jak ich opinia wpływa na ogólny wizerunek placówek. Analiza wykazała, że im e-system był bardziej przyjazny dla użytkowników, tym lepiej postrzegali oni uczelnię wyższą.

Wynik badania – bezpieczeństwo to podstawa

W świetle RODO i ubiegłorocznych wycieków danych z niektórych uczelni istotne było istotny dla poznanie opinii studentów na temat bezpieczeństwa danych. Bezpieczeństwo danych było najwyżej ocenianą cechą e-systemów. Wynik badania pokazał, że średnia ocena dla wszystkich opiniowanych rozwiązań informatycznych wyniosła 7,36pkt. (w 10-punktowej skali). Zintegrowany system e-HMS otrzymał notę powyżej średniej (7,66pkt.).

Sprawna rekrutacja

Studenci pierwszych lat studiów zostali poproszeni o ocenę procesu rekrutacji za pomocą e-systemu. Docenili oni w tym obszarze e-HMS. Otrzymał on najwyższą notę spośród wszystkich rozwiązań IT. Wyniosła ona 7,44pkt. Ocena rekrutacji na studia mogła wynikać także z innej mocnej strony naszego systemu – szybkości. Użytkownicy przyznali jej 7,09pkt.

Planowane wdrożenia

Zintegrowany system e-HMS został też najwyżej oceniony w zakresie stopnia realizacji spraw studenckich on-line i przystosowania do urządzeń mobilnych. Nasz system znalazł się w ścisłej czołówce rankingu także z uwagi na: ogólny poziom zadowolenia użytkowników, funkcjonalności i wygląd systemu.

Dziękujemy za zaufanie! Cieszymy się, że wprowadzane przez nas zmiany znalazły potwierdzenie w opiniach użytkowników. Jednocześnie, patrząc na wynik badania, wyciągamy wnioski. Ich efektem będą funkcjonalności, które wdrożymy w najbliższych miesiącach. O szczegółach będziemy informować na bieżąco.

Artykuł Wynik badania – Kalasoft liderem wśród uczelni pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

To kolejny rok uczestnictwa naszej firmy w konferencji „IT w uczelniach” w Warszawie.

Nowinki technologiczne na GigaCon

Oprócz prezentacji najnowszych funkcjonalności oprogramowania dla uczelni wyższych, nasi eksperci przedstawią uczestnikom trendy i praktyczne przykłady wykorzystania zintegrowanego systemu zarządzania uczelnią. Tematem ich wystąpienia będzie „Zintegrowany system ERP w dobie pracowniczych programów kapitałowych, e-zwolnień, e-PITów i innych tego typu rozwiązań”.

Wśród  tematów GigaCon 2019 można spodziewać się takich zagadnień, jak sztuczna inteligencja czy bezpieczeństwo danych. Przedmiotem dyskusji będą też m.in. systemy finansowo-kadrowo-płacowe i projekty unijne na uczelniach.

Pomysły na rozwój

Staramy się nieustannie rozwijać i dostosowywać do potrzeb klientów Kalasoft. Wydarzenia tego typu daje możliwość wymiany doświadczeń. Udział w tegorocznym GigaCon z pewnością przyniesie szereg pomysłów, które wykorzystamy w naszej pracy. Więcej informacji można znaleźć na stronie organizatora wydarzenia. Do zobaczenia!

Artykuł GigaCon 2019 z udziałem Kalasoft Sp. z o.o. pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Nowoczesne podejście do zarządzania bazuje na wykorzystaniu elektronicznych dokumentów zamiast wersji papierowych.

Korzyści z systemu

Wymiana informacji za pośrednictwem systemu informatycznego to ułatwienie dla pracodawców i pracowników. W razie potrzeby osoba zatrudniona może szybciej otrzymać dokumenty potrzebne np. do kredytu. Z kolei pracodawca obniża koszty. Zalety powodują że, zgodnie z prognozami, uczelnie wyższe i firmy będą coraz częściej korzystać z elektronicznej wymiany dokumentów.

Przykładem jest jedna z uczelni wyższych korzystająca z e-PIT-ów. Są one dostępne dla zatrudnionych w formie elektronicznej. Pracownik pobiera dokument, a pracodawca otrzymuje potwierdzenie odbioru.

Bezpieczeństwo e-PIT-ów

Popularność e-dokumentów to wyzwanie dla specjalistów od bezpieczeństwa danych. Dostęp do systemów o dużym znaczeniu może chronić dwuetapowa autentykacja (2FA). Pozwala ona zabezpieczyć się przed ryzykiem związanym z przejęciem hasła i danych wrażliwych (np. numeru PESEL, zarobków pracownika).

Dwuetapowa autentykacja jest dostępna w eHMS. Polega ona na tym, że użytkownik uwierzytelnia się w systemie informatycznym loginem i hasłem, a także zawsze potwierdza logowanie jednorazowym kodem dostępu. Jednorazowy kod może być generowany przez smartfon dzięki specjalnej aplikacji (np. Google Authenticator).

Zintegrowane zarządzanie

Zintegrowany system wspomagający zarządzanie i regularne szkolenia na nowo tworzą zasady dobrego zarządzania zasobami ludzkimi. Zapisać, zabezpieczyć i zweryfikować to 3 działania, które wpływają na bezpieczeństwo danych pracowników firm i uczelni wyższych.

Artykuł 3 x Z w dobie e-dokumentów (typu e-PIT) pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Cel edukacji na temat bezpieczeństwa danych powinien być jeden. Wszyscy powinniśmy dążyć do tego, by zawsze jak najlepiej chronić newralgiczne informacje.

Obszary bezpieczeństwa danych

Wiedza o bezpieczeństwie danych ewoluuje. Nawet obszary, które z pozoru nie są związane z ochroną danych, mają wpływ na ich bezpieczeństwo. Dlatego warto przekazywać wiedzę na ten temat na różnych szczeblach nauczania (od edukacji wczesnoszkolnej, aż po uczelnie wyższe). Edukacja powinna dotyczyć nie tylko uczniów i studentów, ale też osoby odpowiedzialne za przetwarzanie i administrację danych (w tym pracowników uczelni wyższych).

Jak powinno się edukować i zwiększać bezpieczeństwo danych? Stworzenie jednego uniwersalnego narzędzia, które pozwoli w pełni chronić newralgiczne informacje nie jest łatwe. Wynika to z dużej liczby rozmaitych zagrożeń. Dlatego tak ważne jest to, by podejmować różnorodne i sprofilowane działania na rzecz bezpieczeństwa danych.

Doskonalenie zintegrowanego systemu

Nieustannie pracujemy nad udoskonalaniem zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie uczelniami wyższymi. Istotny nacisk kładziemy również na podnoszenie kompetencji administratorów danych. Na bieżąco monitorujemy też opisywane w mediach przypadki wycieków danych z niektórych szkół wyższych w Polsce, a także luk bezpieczeństwa w firmach i instytucjach publicznych. Wyciągamy wnioski na przyszłość, dzięki którym wdrażamy kolejne rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo danych.

Artykuł Europejski Dzień Ochrony Danych Osobowych – jak edukować? pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Nie brakuje pytań, które w związku z RODO zadają sobie przedsiębiorcy i osoby interesujące się bezpieczeństwem danych.

Przystosowanie się do zmian, które weszły w życie w ostatnim roku to proces. Dowodem na to były m.in. wycieki danych studentów (w tym z uczelni z Poznania, Krakowa). Pojawiły się także luki bezpieczeństwa w firmach i instytucjach oraz inne naruszenia danych osobowych. Duża część z nich została zgłoszona po pojawieniu się RODO.

Jednym z zagrożeń dla bezpieczeństwa danych osobowych są błędy ludzkie. Ryzyko ich wystąpienia można zmniejszyć m.in. dzięki wdrożeniu systemu informatycznego. Narzuca on instytucjom i firmom określone standardy postępowania. Przydają się one w dobie RODO. Zarządzając danymi, warto być jednak przygotowanym na różne scenariusze. Należy na bieżąco aktualizować polityki bezpieczeństwa organizacji i dostosowywać się do zmian.

Nigdy nie da się przewidzieć wszystkich możliwych zagrożeń. Należy odpowiednio zabezpieczać jednak dane i udoskonalać narzędzia informatyczne. Nie powinno zapominać się także o podnoszeniu kompetencji osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo danych. W 2019 roku należy kontynuować działania zwiększające świadomość obywateli na temat bezpieczeństwa danych osobowych (np. realizować szkolenia, a także wytyczne postępowania w związku z RODO).

Edukacja na temat bezpieczeństwa danych powinna odbywać się w szkołach każdego szczebla i obejmować uczniów, studentów, jak i przede wszystkim pracowników administracji. Warto (nie tylko w związku z RODO) podejmować jak najwięcej działań na rzecz bezpieczeństwa danych osobowych.

Artykuł RODO 2019 – wyzwania dla edukacji i biznesu pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Procedura odbierania uprawnień w systemie SSO wymaga tylko jednej operacji (zostaje uproszczona). Z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji jest to bardzo ważne. Jeśli pracodawca zwalnia pracownika uczelni, to osoba zarządzająca kadrami można natychmiast zablokować mu dostęp do wszystkich funkcji w chwili, gdy traci on uprawnienia. Administrator może zastosować podobne rozwiązanie w stosunku do byłych studentów szkoły wyższej.

Podstawowym zadaniem systemów SSO jest przeprowadzenie autentykacji – potwierdzenie tożsamości użytkownika. Po autentykacji przeprowadzana jest autoryzacja, czyli potwierdzenie uprawnień do zasobów i funkcji. Odbywa się to już na poziomie konkretnej aplikacji.

Niektóre systemy SSO wspierają także nadawanie ról użytkownikom (przydzielenie do grup). Konkretna aplikacja na podstawie roli użytkownika autoryzuje go do użycia danej funkcji. Zbiór użytkowników to jedno, a zbiór ról (student, wykładowca, pracownik administracji) to odrębna kwestia. Systemy SSO również pozwalają na centralne zarządzanie nie tylko hasłami, ale też rolami.

Trzy etapy weryfikacji dostosowane do indywidualnego użytkownika stanowią jedno ze skuteczniejszych obecnie stosowanych zabezpieczeń. Wiedza na temat tego, jak funkcjonuje SSO pozwala korzystać z systemu jeszcze skuteczniej i bezpieczniej.

Artykuł SSO – bezpieczeństwo za jednym kliknięciem pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.