HMS/dsys – Dziekanaty

Aplikacja obejmuje wspomaganie pełnego zakresu pracy dziekanatów i działów spraw studenckich Uczelni. Przechowuje dane o przebiegu studiów i osiągnięciach studentów, ewidencjonuje dane o uzyskanej pomocy materialnej i stypendiach, ma możliwość obsługi kilku toków studiów jednego studenta, indywidualnego toku studiów, kart awansowych i różnic programowych oraz różnych systemów oceniania: ocenowego, kredytowego, punktowego i ECTS. Automatycznie zalicza semestry i wylicza średnie, ewidencjonuje decyzje Dziekana i Rektora; drukuje protokoły egzaminacyjne i zaliczeniowe, drukuje rejestr zaświadczeń studenckich, stypendialnych, dla WKU, dla ZUS, dla banków i in. oraz dyplomy i suplementy, również w językach obcych. Istnieje możliwość samodzielnego tworzenia szablonów dokumentów wykorzystywanych w systemie, przy wydruku uzupełniane są o dane pobierane z systemu.

Zastosowanie:

  • wprowadzanie i ewidencjonowanie danych osobowych
  • ewidencja i kontrola toku studiów
  • pełne wsparcie dla punktacji ECTS – ograniczenie przy wyborze zbyt dużej ilości przedmiotów tak aby nie przekroczyć limitów punktów
  • naliczanie stypendiów zgodnie z określonymi przez uczelnię kryteriami
  • obsługa procesu dyplomowania, wydruk dyplomu oraz suplementów w języku polskim oraz obcym
  • indywidualne oraz masowe tworzenie i wydruk kart ocen oraz różnic programowych
  • obsługa przedmiotów fakultatywnych oraz obieralnych
  • obsługa praktyk – ewidencja, rozliczenia wypłat, drukowanie zestawień
  • rejestrowanie spisów zdawczo-odbiorczych akt osobowych
  • tworzenie raportu do GUS
  • drukowanie:
    • przebiegu studiów (wyciągu z indeksu)
    • protokołów egzaminacyjnych i zaliczeniowych
    • dyplomów i suplementów w języku polskim oraz obcym
    • list wypłat stypendiów
    • zawiadomień, dowodów wpłat i wezwań do zapłaty
    • list studentów wg wybranych kryteriów

HMS/dees – Akademiki

Kompletna obsługa uczelnianego osiedla akademickiego. Moduł ten wspomaga administrowanie bazą noclegową Uczelni Wyższych (domy studenckie, osiedla akademickie) oraz rozlicza studentów i gości za pobyt. Został zaprojektowany jako kompleksowe rozwiązanie przeznaczone dla Uczelni różnej wielkości, efektywnie wspierające prace pracowników administracyjnych.

Zastosowanie:

  • kartoteka domów studenckich oraz wykaz dostępnych aktualnie pokoi
  • określanie kategorii cenowych pokoi oraz możliwość ich zmiany w zależności od terminu
  • możliwość przemeldowania mieszkańców
  • rezerwacje
  • ewidencja mieszkańców domów studenckich wraz z możliwością ich zameldowania i wymeldowania
  • wyszukiwanie pokoi wg określonych kryteriów
  • naliczanie odpłatności za pobyt w domu studenckim w sposób przyjęty na Uczelni oraz bieżąca kontrola wpłat
  • tworzenie zestawień i list mieszkańców
  • generowanie pism seryjnych
  • przeglądanie historii meldunków studentów oraz przyznawanych im obciążeń w poprzednich latach akademickich

HMS/djos – Studium języków obcych

Moduł przeznaczony do efektywnego wsparcia prac międzywydziałowych lektoratów językowych.

Zastosowanie:

  • przeglądanie danych osobowych studentów
  • tworzenie list studenckich
  • przydzielanie grup
  • obsługa obciążeń dydaktycznych
  • obsługa sesji egzaminacyjnej
  • wydruki

HMS/dsty – Stypendia

Aplikacja obsługi stypendiów przeznaczona jest dla Uczelni, które przyznawanie pomocy finansowej studentów wyłączyły z modułu obsługi dziekanatów. Obsługa procedur tego modułu jest analogiczna do wykonywanych w module dziekanatowym.

Zastosowanie:

  • obsługa różnego rodzaju stypendiów m.in. za wyniki w nauce, socjalnego czy stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych
  • przygotowywanie podstaw do naliczania stypendiów i wypłat poszczególnych składników świadczeń studenckich
  • rejestr złożonych dokumentów i wniosków stypendialnych
  • ustalanie typów i wysokości progów stypendialnych
  • drukowanie list wypłat świadczeń studenckich
  • drukowanie zestawień zbiorczych
  • przelewy na rachunki bankowe
  • drukowanie dokumentów PIT-11

HMS/dkas – Rozliczenia studentów

Wyodrębniony moduł do obsługi płatności i należności od studentów. Moduł jest wyposażony w funkcje analityczne, których celem jest wykrywanie braku spójności pomiędzy zarejestrowanym w systemie HMS/dsys przebiegiem studiów a wprowadzonymi do bazy informacjami o należnych płatnościach. Jest to bardzo istotne w sytuacji, kiedy np.: student został skreślony, a następnie reaktywowany w prawach studenta, co pociąga za sobą konieczność wniesienia dodatkowych opłat.

Zastosowanie:

  • rejestrowanie wpłat za studia w sposób ogólnie przyjęty w księgowości w ścisłym powiązaniu z raportem kasowym lub wyciągiem bankowym
  • dostęp do informacji o saldzie raportu/wyciągu, liczbie zarejestrowanych pozycji,
  • możliwość na bieżąco wystawiania wpłacającemu KP lub faktury VAT
  • dokonywanie analizy nieuregulowanych płatności wyświetlanych chronologicznie
  • wykrywanie płatności niekompletnych z możliwością interpretacji wpłat cząstkowych
  • możliwość naliczania odsetek od płatności przeterminowanych oraz wyliczanie szacowanych odsetek na bieżący dzień
  • ekrany wprowadzania danych informują o wykrytych nadpłatach, podpowiadają też oczekiwaną wysokość wypłaty
  • po zakończeniu wprowadzania wpłat związanych z określonym raportem kasowym lub wyciągiem bankowym, użytkownik ma możliwość „zablokowania” dokumentu, co nie pozwala na zarejestrowanie na nim następnej pozycji
  • wydruk wezwania do zapłaty
  • tworzenie raportów kasowych i ich rejestrów wraz z automatyczną numeracją.

HMS/kadr – Kadry

Moduł przeznaczony do prezentowania danych, które wcześniej wprowadzono w module HMS/kadr, HMS/bfpl i HMS/plac. Jego zadaniem jest wspomaganie pracy w działach osobowych, pozwalając pracownikom na sprawdzanie danych poprzez stronę internetową, stanowi więc uzupełnienie i integralną część modułu HMS/kadr.

Moduł pozwala zarówno na prezentację danych pochodzących z systemu kadrowego jak i na wprowadzaniu danych, które pojawią się w module HMS/kadr po zaakceptowaniu przez użytkownika z odpowiednim poziomem uprawnień. Proces aktualizacji np. danych osobowych może odbywać się bez konieczności osobistej wizyty w dziale osobowym Uczelni. Każdy pracownik posiada możliwość kontroli odcinków swoich wypłat oraz może dokonać generacji karty wynagrodzeń. Moduł przeznaczony jest również dla osób, które nie są pracownikami Uczelni, a wykonują swoją pracę na zasadzie umów cywilno-prawnych.

Zastosowanie:

  • komfort oraz szybkość przeglądania oraz aktualizowania danych
  • prezentacja danych osobowych pracowników
  • aktualizacja danych osobowych i finansowych przez pracownika
  • prezentacja danych dotyczących wynagrodzenia
  • prezentacja danych dotycząca wypłat z tytułu umów cywilno-prawnych
  • prezentacja kalendarza (choroby, urlopy) pracownika
  • prezentacja absencji w postaci kalendarza
  • planowanie urlopów
  • możliwość sprawdzenia środków trwałych dla których istnieje odpowiedzialność materialna
  • osoby pełniące funkcje kierownika na podstawie posiadanych uprawnień mogą przeglądać dane podlegających mu pracowników
  • wysyłanie wiadomości pocztowych między użytkownikami eHMS
  • tworzenie komunikatów wysyłanych do określonej grupy użytkowników
  • tworzenie własnej listy kontaktów
  • tworzenie kont dla osób nie będących pracownikami Uczelni, a pracujących na podstawie umów cywilno-prawnych
  • sprawdzanie czasu i adresu IP z którego logowano się do systemu

HMS/plac – Płace

To podstawowa aplikacja opracowana do rozliczeń wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz stypendystów. Umożliwia grupowanie osób w ramach tzw. płatników, którzy mogą być dowolną grupą zatrudnionych. Przypisanie pracownikowi konta analitycznego ułatwia dokonywanie automatycznych rozliczeń z modułem finansowo – księgowym. Pozwala to na usprawnienie i zmniejszenie biegu dokumentów papierowych, co w efekcie daje oszczędności czasu i pracy.

Moduł pozwala także na rozliczanie wynagrodzeń finansowanych z różnych źródeł, takich jak budżet, projekty strukturalne, unijne czy inne, w podziale procentowym, z rozliczaniem czasu przepracowanego w ramach poszczególnych źródeł. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przygotowuje pliki z danymi do Programu „Płatnik”, uwzględniając także wypłaty z tytułu umów zlecenia i o dzieło. Optymalna eksploatacja aplikacji HMS/plac wymaga wdrożenia modułu HMS/kadr, choć dzięki specjalnej budowie całego systemu możliwe jest, przy zachowaniu szczególnych warunków wykorzystanie tylko tego modułu.

Zastosowanie:

  • możliwość wprowadzenia osób pozauczelnianych i tworzenia wypłaty np. wypłata odprawy pośmiertnej
  • automatyczne rozliczanie wynagrodzeń pracownika wg kont analitycznych ułatwia dokonywanie automatycznych rozliczeń z modułem finansowo – księgowym
  • automatyczne rozliczanie wynagrodzeń wg czasu przepracowanego w ramach różnych źródeł finansowania usprawnia przygotowanie analizy kosztów
  • możliwość wygenerowania odpowiednich przelewów z kont przypisanych źródłom finansowania
  • komunikaty sygnalizujące o nieprawidłowych zdarzeniach, np. o wynagrodzeniu mniejszym od minimalnego, o ujemnym wynagrodzeniu lub składkach
  • obsługa zwolnień naliczania Funduszu Pracy dla uprawnionych
  • weryfikacja łącznej kwoty wszystkich potrąceń zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy
  • automatyczne pomniejszanie składników stałych o absencje chorobowe i szczególne typy urlopów
  • automatyczne wyliczanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. 13-stki
  • przy wyliczaniu wynagrodzenia system automatycznie nalicza zaokrąglenia wartości składek, w celu poprawnego wykazywania wartości sumy składek do ZUSu
  • generacja zaświadczenia Rp-7
  • wyprowadzanie danych w celu przygotowanie zestawień do GUS: Z-12, Z 03, Z-6, RB-70

HMS/bfpl – Umowy-zlecenia

Moduł opracowany do obsługi wypłat wynikających z umów zlecenia i o dzieło. Umożliwia ewidencję i drukowanie umów oraz rachunków stanowiących podstawę do realizacji wypłat. Współpraca z systemem HMS/plac pozwala na wspólne rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, kontrolowanie progu podstaw składek emerytalnych i rentowych, potrąceń indywidualnych, zwolnień podatkowych i wielu kont bankowych. W ramach modułu przygotowywane są dokumenty rozliczeniowe PIT (11, IFT-1, 8AR), pliki z danymi do programu „Płatnik” (zgłoszeniowe, rozliczeniowe i wyrejestrowujące) i zbiory z przelewami elektronicznymi. Aplikacja umożliwia ewidencje umów i wypłatę rachunków składających się z kilku pozycji, różniących się np. kontami analitycznymi. W ramach modułu tworzyć można wydruki list płac, zestawień zbiorczych według różnych kryteriów.

Zastosowanie:

  • możliwość obsługi osób zewnętrznych- dostosowanie kartotek dla np. obcokrajowców
  • prowadzenie rejestru umów wg kolejności wprowadzania, możliwość podglądu na jednym ekranie danych rachunków i umów zleceniobiorcy
  • ewidencja danych osobowych zatrudnionych, potrąceń indywidualnych, zwolnień podatkowych i kont bankowych
  • prowadzenie kartotek danych pomocniczych: urzędów skarbowych, banków, jednostek organizacyjnych, tematów prac i rachunków bankowych
  • wydruki list wypłat, zestawień zbiorczych i analitycznych, deklaracji PIT-8AR, PIT-11, IFT-1 oraz kartotek wynagrodzeń
  • pełna obsługa działań związanych ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (naliczanie, potrącanie, eksport danych do Programu „Płatnik”)
  • eksport danych oraz wydruki zestawień zbiorczych dla księgowości
  • obsługa zwolnień naliczania Funduszu Pracy dla uprawnionych
  • weryfikacja jedynego zatrudnienia i minimalnej podstawy ubezpieczeń społecznych przy wyliczaniu składek
  • wyprowadzanie informacji o przelewach na rachunki bankowe do zbioru przeznaczonego dla aplikacji bankowych (obsługa kilku różnych formatów bankowych)
  • wydruk przelewów zaliczki podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku zryczałtowanego oraz podatku od osób zagranicznych

HMS/uzus – Dokumenty rozliczeniowe

Moduł HMS/uzus przeznaczony jest do obsługi dokumentów zgłoszeniowych, aktualizacyjnych, wyrejestrowujących i rozliczeniowych pracowników etatowych uczelni, osób zewnętrznych zatrudnionych w ramach umowy zlecenia i o dzieło oraz studentów. Efektem zewnętrznym jego działania są dokumenty w postaci elektronicznej (pliki KDU) przygotowane do importu przez Program PŁATNIK.

Zastosowanie:

  • automatyczne generowanie dokumentów zgłoszeniowych
  • możliwość „ręcznego” wprowadzenia nowego dokumentu i skorygowania wcześniej utworzonego
  • emisja danych do programu PŁATNIK
  • łatwiejsze i szybsze sporządzenie deklaracji IWA poprzez udostępnioną aplikację
  • słowniki kodów ZUS ułatwiające obsługę dokumentów i zapewniające spójność z Programem Płatnik
  • dostępność do funkcjonalności modułu także z aplikacji kadrowej, płacowej i umów zlecenia
  • wykorzystanie w pracy modułu niezbędnych informacji zawartych w innych modułach systemu HMS
  • możliwość pracy w jednej aplikacji obsługującej całokształt spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym
  • nadanie uprawnień wyznaczonym osobom, szczególnie w sytuacji istnienia jednostki organizacyjnej zajmującej się wyłącznie tematyką „zusowską”
  • wykorzystanie informacji, których źródłem jest niniejszy moduł, przez inne moduły systemu HMS (kadry, place, umowy zlecenia)

HMS/pkzp – Kasa zapomogowo-pożyczkowa

Moduł przeznaczony jest do obsługi pracowniczej kasy zapomogowo – pożyczkowej, dedykowanej jest dla uczelni wyższych. Umożliwia ewidencję członków Kasy, stanów zgromadzonych wkładów oraz udzielonych pożyczek i spłacanych rat. Bezpośrednia współpraca z modułem kadrowym HMS/kadr pozwala na korzystanie z niezbędnego zakresu danych osobowych w nim zgromadzonych.

Automatyczny przepływ informacji, dotyczących udzielonych pożyczek i realizowanych przez listy płac spłat, pomiędzy aplikacją, a systemem płacowym usprawnia współpracę tych jednostek w szerokim zakresie.
Moduł realizuje zadania związane z przestrzeganiem przepisów KZP odnośnie ilości poręczeń, maksymalnych kwot pożyczek itp. prowadzi księgowość Kasy w niezbędnym zakresie.

Zastosowanie:

  • schematy księgowań ułatwiające pracę w systemie
  • program eliminuje ręczne obliczanie ilości i wysokości rat spłacanej pożyczki
  • integracja z systemem kadrowo-płacowym umożliwia bieżący przepływ informacji o wypłaconych pożyczkach i potrąconych zobowiązaniach z tytułu PKZP
  • możliwość prowadzenia ewidencji obrotów kasowych bezpośrednio w module
  • możliwość generowania zestawień
  • możliwość wydruku dokumentów kasowych
  • ewidencja kart członków
  • ewidencja wkładów i składek członków zarządu
  • kontrola poręczeń

HMS/kasa – Kasa

Narzędzie służące do obsługi wpłat i wypłat gotówkowych, przelewów bankowych w różnych walutach. Pozwala na obsługę wielu kas gotówkowych. Posiada funkcję drukowania raportów kasowych oraz dokumentów KP i KW. W pełni współpracuje z modułem HMS/fina Posiada możliwość importu wyciągu bankowego. System uprawnień pozwala na przypisanie osób do obsługi danej kasy.

Zastosowanie:

  • możliwość prowadzenia ewidencji w kilku kasach jednocześnie
  • możliwość prowadzenia ewidencji środków pieniężnych w walutach obcych
  • możliwość ewidencjonowania płatności studenckich i automatycznego importu z modułów służących do obsługi spraw studenckich
  • integracja z modułem finansowo-księgowym
  • możliwość wydruku dokumentów kasowych
  • kontrola salda
  • szeroki zakres uprawnień dotyczący czynności kasjera
  • dostęp do kartoteki kursów walutowych dowolnej ilości banków
  • możliwość wczytania z pliku lub ze strony internetowej tabel kursów walutowych

HMS/zaks – Zakupy i sprzedaż

Jest to narzędzie umożliwiające ewidencję dokumentów kosztowych: faktur zakupu, korekt, rachunków oraz sprzedażowych: faktur sprzedaży, korekt oraz paragonów. Umożliwia podział ewidencji dokumentów na rejestry. Jest w pełni powiązany z jHMS/FK. Możliwość automatycznego rozliczania rozrachunków. Nadzoruje rozbudowaną kartotekę kontrahentów. Etapowy model zatwierdzania i uzupełniania dokumentów, możliwość ewidencji w walutach obcych. Posiada w pełni modyfikowalne słowniki rodzajów kosztów oraz przychodów wspomagających dekretację. Umożliwia drukowanie faktur sprzedaży wg wzoru użytkownika oraz zestawień do działu księgowego. Ewidencja miejsca przechowywania dokumentu papierowego.

Zastosowanie:

  • słowniki wspomagające opis i dekretację dokumentów
  • automatycznie tworzony rejestr VAT
  • wystawiania dokumentów sprzedażowych na podstawie danych z innych modułów np. dokumentów Wydawania zewnętrznego
  • możliwość wprowadzania szczegółowych informacji o dokumentach kosztowych i sprzedażowych
  • możliwość wprowadzania i wystawiania dokumentów w walutach obcych
  • możliwość wstawiania dokumentów sprzedażowych na podstawie danych z modułów magazynowych, dziekanatowych, zarządzających mediami
  • integracja z modułem finansowo – księgowym

HMS/prze – Przelewy

Moduł przeznaczony jest do obsługi przelewów, przygotowywanych w oparciu o ewidencjonowane faktury. Może bazować na dokumentach z własnego rejestru lub na przelewach tworzonych „ręcznie”. Informacje o kontrahentach dostępne są ze słownika obsługiwanego w module finansowo – księgowym, limitach lub przelewach (w zależności od ustawień konfiguracyjnych systemu).

Zastosowanie:

  • dostęp do kartotek/słowników systemowych (np. kartoteka kontrahentów, plan kont)
  • możliwość prowadzenia własnego rejestru faktur
  • indywidualne lub masowe tworzenie przelewów, z możliwością określenia terminu ich realizacji
  • wykorzystanie przypisania wielu rachunków bankowych dla jednego kontrahenta
  • dostęp do modułu dla osób odpowiedzialnych za obsługą przelewów, niezależnie od zatrudnienia w jednostce organizacyjnej
  • oszczędność czasu w wypadku masowego przygotowywania przelewów
  • bezpośredni eksport do pliku, w formacie akceptowanym przez aplikację bankową

HMS/limi – Limity

Moduł nadzorowania środków finansowych przeznaczonych na określone cele. Umożliwia ewidencję wydatków w ramach poszczególnych limitów, jeszcze przed ich zatwierdzeniem przez jednostki księgowości, dając informację o bieżącym stanie finansów. Dodatkowo realizowana w module ewidencja składanych zamówień, udostępnia informacje o przewidywanym stanie środków, co pozwala na uniknięcie ich przekroczenia w momencie faktycznej realizacji zamówień. Dostępne są raporty dotyczące limitów, wpływów, zamówień i wydatków.

Moduł przeznaczony jest dla sekcji likwidatury oraz dla służb finansowych na wydziałach, pozwalając zainteresowanym jednostkom uczelni na zdalne śledzenie bieżącego stanu środków finansowych. W ramach poszczególnych limitów możliwe jest prowadzenie planów rzeczowo – finansowych, dla poszczególnych rodzajów kosztów (amortyzacja, delegacje, wynagrodzenia itp.). Funkcja importu danych umożliwia automatyczne przenoszenie wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę oraz w ramach umów zlecenia i o dzieło. Dostępna jest także funkcja obsługi przelewów elektronicznych, dotyczących wprowadzonych do modułu faktur.

Zastosowanie:

  • bieżąca ewidencja dokumentów, w momencie ich pojawienia się na uczelni
  • aktualna informacja o stanie środków finansowanych przeznaczonych na określony cel (limit)
  • automatyczne pobieranie danych z innych modułów
  • potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji przez dział zamówień publicznych
  • kontrola ewidencjonowanych wydatków w założonymi planami
  • możliwość przygotowania przelewów w oparciu o zapisane faktury
  • korzystanie z dostępnych w systemie słowników / kartotek, na zasadzie współpracy z innymi jednostkami uczelni (np. kartoteka kontrahentów, plan kont)
  • możliwość dostępu do wprowadzonych dokumentów, w momencie ich zapisania w systemie, przez zainteresowane osoby
  • minimalizacja możliwości przekroczenia limitu środków w oparciu o dostęp do informacji o bieżącym stanie środków finansowych (po realizacji faktur) oraz ich przewidywanym stanie (na podstawie ewidencji składanych zamówień)
  • przyspieszenie obiegu informacji poprzez automatyczny jej przepływ między modułami systemu, a tym samym jednostkami organizacyjnymi uczelni
  • bezpośredni dostęp do informacji osób bezpośrednio związanych z realizacją działań objętych limitami, tak w administracji centralnej jak i wydziałowej
  • dostęp do zestawień tworzonych według różnych kryteriów, stanowiących podstawy do przygotowywania analiz ekonomicznych

HMS/admi – Administracja

Moduł integrujący system HMS. Obsługa uprawnień dostępu do poszczególnych podsystemów lub ich części, wspólnej puli drukarek i ich rodzaju oraz inne czynności administracyjne.

Zastosowanie:

  • obsługa kartoteki użytkowników
  • obsługa kartoteki modułów
  • konfiguracja terminali
  • konfiguracja drukarek/wyjść
  • obsługa systemu HELP
  • ustawienia parametrów
  • obsługa kontekstów
  • obsługa licencji
  • obsługa logów systemowych
  • obsługa użytkowników eHMS

Moduły HMS

Moduły eHMS

Moduły jHMS