eHMS – to bardzo nowoczesne, intuicyjne i przejrzyste narzędzie umożliwiające użytkownikowi systemu przeglądanie danych przez witrynę WWW. Jest on rozszerzeniem pakietu HMS i korzysta z tej samej bazy danych co powoduje ujednolicenie przepływu i wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi modułami.

Korzystanie z eHMS realizowane jest przy zachowaniu wysokiego stopnia bezpieczeństwa przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku.

eHMS/dsys – Wirtualny dziekanat

Bardzo nowoczesne, intuicyjne i przejrzyste narzędzie umożliwiające użytkownikowi systemu przeglądanie przez witrynę www danych Uczelni takich jak: dane osobowe i informacje o przebiegu studiów, zdjęcia studentów i wykładowców, wydruk protokołów i list studenckich, daje możliwość stworzenia elektronicznego protokołu egzaminacyjnego, czyli rejestrację ocen studenta przez wykładowcę.

Wirtualny Dziekanat działa całą dobę, nie ogranicza się do godzin pracy tradycyjnego dziekanatu, nie absorbuje czasu pracy jego pracowników. Możliwości korzystania z wirtualnego dziekanatu oraz dostęp do danych jest zgodny z personalizacją i ze względu na to powstały odpowiednie profile typu: administrator, rektor, dziekan, wykładowca, kwestura, pracownik dziekanatu oraz student.

Zastosowanie:

  • dostęp 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku
  • sprawdzanie danych osobowych studenta
  • możliwość edycji niektórych danych kontaktowych
  • przeglądania własnego planu zajęć, programu studiów, decyzji dziekana, odpłatności
  • podgląd przedmiotów i ocen z bieżącego i poprzednich semestrów
  • informacja o stanie zaliczenia semestrów wraz ze średnią
  • składanie wniosków o akademik
  • przeglądanie rezerwacji
  • dostęp do danych stypendialnych, stan złożonych wniosków i ich realizacja
  • monitorowanie wpłat czesnego i ewentualnego zadłużenia wraz z odsetkami
  • możliwość uruchomienia zapisów na przedmioty obieralne i fakultatywne oraz na wybór prowadzącego
  • sprawdzanie przynależności studentów do danej grupy
  • ewidencja fotografii studentów
  • wprowadzanie ocen przez wykładowcę
  • ankiety
  • wysyłanie do studentów komunikatów via Internet; grupowo lub indywidualnie
  • czasowe umieszczanie na WWW dedykowanych komunikatów na rok, na semestr, ogłoszeń znikających po ustalonym czasie
  • możliwość przekazywania wiadomości od pracowników dziekanatów, wykładowców do studentów
  • ułatwienie kontaktu z prowadzącym poprzez podanie jego planu zajęć, terminów konsultacji i możliwości wysłania wiadomości e mail
  • panel informacyjny zawierający ogłoszenia skierowanego do wybranej grupy studentów lub konkretnego studenta/prowadzącego
  • drukowanie podań, list studenckich i protokołów
  • drukowanie gotowych przelewów na opłaty za studia

eHMS/irka – Internetowa rekrutacja

Aplikacja przeznaczona do internetowej rejestracji kandydatów na studia. Umożliwia przeprowadzenie całego procesu rekrutacji od wprowadzenia przez kandydata informacji niezbędnych do dalszych czynności rekrutacyjnych, poprzez wygenerowanie poleceń zapłaty, wspieranie działań komisji rekrutacyjnych (zatwierdzanie poprawności wprowadzonych danych), aż po proces przyjęcia kandydata – poinformowanie o fakcie przyjęcia, przeniesienie danych do systemu dziekanatowego (HMS/dsys). Możliwość tworzenia wielu konfiguracji rekrutacji pozwala zróżnicować procesy zapisu kandydatów w zależności od wybranych przez administratora kryteriów.

Zastosowanie:

  • rekrutacja kandydatów na studia – szybka rejestracja
  • rejestracja obcokrajowców
  • wprowadzanie danych kandydata w dowolnej kolejności zdefiniowanej przez administratora systemu
  • weryfikacja poprawności wprowadzanych danych (PESEL, data urodzenia i inne)
  • masowa zmiana profilu kandydata na studenta po pozytywnie zakończonym procesie rekrutacyjnym
  • sortowanie i filtrowanie danych za pomocą różnorodnych kryteriów
  • ewidencja punktów rekrutacyjnych
  • weryfikacja punktów z Krajowym Rejestrem Matur
  • powiadamianie SMS/e-mail studentów
  • automatyczne powiązanie wielości wpisowego z kierunkiem studiów
  • wybór deklaracji rat płatności
  • automatyczne uzupełnianie dokumentów złożonych przez studenta

eHMS/kadr

Moduł eHMS/kadr przeznaczony do prezentowania danych, które wcześniej wprowadzono w module HMS/kadr, HMS/bfpl i HMS/plac. Jego zadaniem jest wspomaganie pracy w działach osobowych, pozwalając pracownikom na sprawdzanie danych poprzez stronę internetową, stanowi więc uzupełnienie i integralną część modułu HMS/kadr.

Moduł pozwala zarówno na prezentację danych pochodzących z systemu kadrowego jak i na wprowadzaniu danych, które pojawią się w module HMS/kadr po zaakceptowaniu przez użytkownika z odpowiednim poziomem uprawnień. Proces aktualizacji np. danych osobowych może odbywać się bez konieczności osobistej wizyty w dziale osobowym Uczelni. Każdy pracownik posiada możliwość kontroli odcinków swoich wypłat oraz może dokonać generacji karty wynagrodzeń. Moduł przeznaczony jest również dla osób, które nie są pracownikami Uczelni, a wykonują swoją pracę na zasadzie umów cywilno-prawnych.

Zastosowanie:

  • komfort oraz szybkość przeglądania oraz aktualizowania danych
  • prezentacja danych osobowych pracowników
  • aktualizacja danych osobowych i finansowych przez pracownika
  • prezentacja danych dotyczących wynagrodzenia
  • prezentacja danych dotycząca wypłat z tytułu umów cywilno-prawnych
  • prezentacja kalendarza (choroby, urlopy) pracownika
  • prezentacja absencji w postaci kalendarza
  • planowanie urlopów
  • możliwość sprawdzenia środków trwałych dla których istnieje odpowiedzialność materialna
  • osoby pełniące funkcje kierownika na podstawie posiadanych uprawnień mogą przeglądać dane podlegających mu pracowników
  • wysyłanie wiadomości pocztowych między użytkownikami eHMS
  • tworzenie komunikatów wysyłanych do określonej grupy użytkowników
  • tworzenie własnej listy kontaktów
  • tworzenie kont dla osób nie będących pracownikami Uczelni, a pracujących na podstawie umów cywilno-prawnych
  • sprawdzanie czasu i adresu IP z którego logowano się do systemu

eHMS/pens – Rozliczanie dydaktyki

Moduł ten umożliwia rozliczanie kadry dydaktycznej uczelni w ramach wypracowanych godzin, dzięki niemu istnieje możliwość kontrolowania czasu pracy wykładowców i rozliczanie ich za faktycznie wykonaną pracę.

Zastosowanie:

  • rozliczanie godzin dydaktycznych w różnych płaszczyznach (kierunek, semestr, przedmiot itp.)
  • szybki dostęp do listy wszystkich prowadzących
  • obsada zajęć wraz z kontrolą pensum
  • obsługa zastępstw wraz z wydrukami zrealizowanych godzin
  • ewidencja pensum pracowników
  • kontrola pensum pracowników
  • kontrola kosztów przydziału zajęć
  • ewidencja planów, godzin planowanych oraz dopisywanie zajęć nieregularnych
  • możliwość wprowadzania umów-zleceń
  • generowanie raportów
  • sporządzanie wydruków związanych z realizacją zajęć

webHMS/plan – Plan zajęć

Moduł HMS/plan pozwala skutecznie wspomagać pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie planu i właściwe rozmieszczenie zasobów (zajęć, wykładowców, sal), spełniający indywidualne wymagania wykładowców oraz grup studentów.

Zastosowanie:

  • układanie planów zajęć w widoku wszystkich sal dydaktycznych
  • edycja ułożonych zajęć w trzech widokach: sal dydaktycznych, wykładowców oraz grup studenckich
  • uwzględnianie preferencji wykładowców oraz sal wykładowych
  • definiowanie relacji zachodzących między grupami oraz określanie grup specjalnościowych
  • uzupełnianie słowników budynków oraz odległości między budynkami, rodzajów, typów oraz opisów zajętości sal
  • oznaczanie wydziałów wybranymi kolorami
  • wyszukiwanie wolnych sal
  • kontrola różnego rodzaju kolizji – pełnych, ze względu na preferencje oraz związanych z prawem do użytkowania sali
  • wyszukiwanie wszystkich ułożonych jednorazowo zajęć
  • tworzenie wydruków w formie listy dla wykładowców, grup studenckich oraz sal wykładowych
  • wydruki horyzontalne (w formie tabeli z widokiem tygodniowym) dla wykładowców, grup studenckich oraz sal
  • graficzne przedstawienie zajętości wybranej sali
  • stworzenie wydruku obecności wykładowców

eHMS/limi – Limity

Moduł nadzorowania środków finansowych przeznaczonych na określone cele. Umożliwia ewidencję wydatków w ramach poszczególnych limitów, jeszcze przed ich zatwierdzeniem przez jednostki księgowości, dając informację o bieżącym stanie finansów. Dodatkowo realizowana w module ewidencja składanych zamówień, udostępnia informacje o przewidywanym stanie środków, co pozwala na uniknięcie ich przekroczenia w momencie faktycznej realizacji zamówień. Dostępne są raporty dotyczące limitów, wpływów, zamówień i wydatków.

Moduł przeznaczony jest dla sekcji likwidatury oraz dla służb finansowych na wydziałach, pozwalając zainteresowanym jednostkom uczelni na zdalne śledzenie bieżącego stanu środków finansowych. W ramach poszczególnych limitów możliwe jest prowadzenie planów rzeczowo – finansowych dla poszczególnych rodzajów kosztów (amortyzacja, delegacje, wynagrodzenia itp.). Funkcja importu danych umożliwia automatyczne przenoszenie wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę oraz w ramach umów zlecenia i o dzieło. Dostępna jest także funkcja obsługi przelewów elektronicznych, dotyczących wprowadzonych do modułu faktur.

Zastosowanie:

  • bieżąca ewidencja dokumentów, w momencie ich pojawienia się na uczelni
  • aktualna informacja o stanie środków finansowanych przeznaczonych na określony cel (limit)
  • automatyczne pobieranie danych z innych modułów
  • potwierdzanie przyjęcia zamówienia do realizacji przez dział zamówień publicznych
  • kontrola ewidencjonowanych wydatków w założonymi planami
  • możliwość przygotowania przelewów w oparciu o zapisane faktury
  • korzystanie z dostępnych w systemie słowników / kartotek, na zasadzie współpracy z innymi jednostkami uczelni (np. kartoteka kontrahentów, plan kont)
  • możliwość dostępu do wprowadzonych dokumentów, w momencie ich zapisania w systemie, przez zainteresowane osoby
  • minimalizacja możliwości przekroczenia limitu środków w oparciu o dostęp do informacji o bieżącym stanie środków finansowych (po realizacji faktur) oraz ich przewidywanym stanie (na podstawie ewidencji składanych zamówień)
  • przyspieszenie obiegu informacji poprzez automatyczny jej przepływ między modułami systemu, a tym samym jednostkami organizacyjnymi uczelni
  • bezpośredni dostęp do informacji osób bezpośrednio związanych z realizacją działań objętych limitami, tak w administracji centralnej jak i wydziałowej
  • dostęp do zestawień tworzonych według różnych kryteriów, stanowiących podstawy do przygotowywania analiz ekonomicznych

eHMS/oppo – Organizacja pracy pracowników obsługi

Moduł jest modułem wspomagającym zarządzanie czasem pracy pracowników portierni i szatni oraz rozliczeniem firm zewnętrznych w ramach umów na ochronę, wywóz nieczystości czy sprzątania. W module rejestrujemy umowy oraz prowadzimy ich rozrachunki, dzięki czemu mamy stały podgląd i kontrolę nad wydatkowanymi funduszami oraz realizacją umowy. Jest to moduł do tworzenia harmonogramów i rozliczenia czasu pracy pracowników i ich absencji zgodnie z prawem pracy. Dzięki wprowadzanym informacjom umożliwia tworzenie raportów, list obecności, zastępstw oraz innych mniej czy bardziej skomplikowanych zestawień.

Zastosowanie:

  • planowanie i rejestracja czasu pracy pracowników – harmonogramy
  • gromadzenie szczegółowych danych o umowach, fakturach, zleceniach i zastępstwach
  • wielokrotne wykorzystanie raz wprowadzonych danych,
  • korzystanie z bazy najemców i kontrahentów
  • analizowanie gromadzonych danych, przygotowywanie sprawozdań oraz raportów
  • integracja z modułem kadrowym dzięki czemu istnieje dwustronny przepływ informacji o pracownikach i ich czasie pracy
  • integracja z modułem magazynowym, który umożliwia dwustronny przepływ informacji na temat budynków i sal
  • ograniczenie liczby błędów proceduralnych i oszczędność czasu

eHMS/ubez – Ubezpieczenie mienia uczelni

Moduł eHMS/Ubez umożliwia rejestrację polis ubezpieczeniowych wraz z kalendarzem płatności składek ubezpieczeniowych. Stanowi także bazę informacji na temat zgłoszonych szkód oraz etapach ich likwidacji. Moduł kontroluje i przypomina o zbliżających się płatnościach oraz kończących się polisach.

Zastosowanie:

  • ewidencja polis ubezpieczeniowych
  • rejestracja szkód wraz z dokumentacją w formie załączników
  • kontrola poszczególnych etapów likwidacji szkód
  • korzystanie z bazy firm ubezpieczeniowych
  • integracja z modułem magazynowym, który umożliwia przepływ informacji na temat środków trwałych znajdujących się na stanie uczelni wraz z informacjami o ich wartości

eHMS/crm – CRM – System relacji z klientem

Moduł ten jest narzędziem, którego głównym zadaniem jest gromadzenie, przetwarzanie oraz prezentacja informacji dotyczących kontrahentów firmy. Gwarantuje każdemu z użytkowników stały dostęp do informacji opisujących pełną historię współpracy z danym kontrahentem, bądź osobą kontaktową. System CRM, to także kanał komunikacji oraz narzędzie planowania. Do dyspozycji każdego z użytkowników oddany zostaje rozbudowany kalendarz zadań pozwalający na planowanie własnego czasu pracy oraz delegowanie zadań innym użytkownikom. W obu przypadkach system czuwa nad stanem realizacji zadania oraz automatycznym powiadomieniem pracownika o konieczności wykonania zaplanowanych czynności.

Zastosowanie:

  • kartoteka kontaktów z opisem imienia, nazwiska, e-mail (powiązanego z klientem pocztowym), stanowiskiem, firmą, w której pracuje, numerem telefonu
  • kartoteka oddziałów/kontrahentów
  • karta kontrahenta ze szczegółowym opisem firmy
  • kartoteka zgłoszeń oddziałów
  • kartoteka zadań użytkowników
  • kartoteka realizowanych i zakończonych projektów
  • system kontroli czasu pracy użytkowników
  • kalendarz czasu pracy z wydarzeniami: urlopy, chorobowe, delegacje itp.
  • planowanie i drukowanie urlopów
  • możliwość kontroli przełożonych nad czasem pracy, obecnościami i nieobecnościami podwładnych
  • rezerwacja sprzętu firmowego
  • karta pracy użytkownika
  • korespondencja seryjna
  • połączenie z komunikatorem wewnętrznym
  • możliwość tworzenia grup: kontaktów, kontrahentów/oddziałów, dokumentów, projektów
  • wszechstronny mechanizm wyszukiwania
  • elektroniczna archiwizacja dokumentów
  • rozbudowane filtrowanie zadań, zgłoszeń, projektów
  • mechanizm uprawnień ograniczający dostęp do danych i funkcji
  • mechanizm haseł jednorazowych – dostęp z poza miejscem pracy
  • system komunikacji z klientami: Helpdesk

Helpdesk WWW

Dodatkowym mechanizmem ułatwiającym komunikację z kontrahentami jest system eHMS/help. Został on zaprojektowany w celu umożliwienia dostępu do obsługi zlecenia on-line: zgłaszania błędów, śledzenia informacji o stanie realizacji, podglądu historii działań. Warunkiem korzystania z systemu jest uzyskanie unikalnego loginu i hasła.

Zgłoszenie umieszczone przez kontrahenta w Helpdesku jest widoczne w systemie eHMS/crm. Użytkownik ma możliwość prowadzenia korespondencji w ramach poszczególnych zgłoszeń. Dodatkowo osoba kontaktowa (kontrahent) może zostać powiadomiona na podany wcześniej przez nią adres emaliowy o wszystkich zmianach wprowadzonych przez użytkowników systemu w zgłoszeniu.

Istnieje również możliwość uruchomienia funkcji obsługi incydentu tzw. Baza wiedzy incydenty pochodzą przede wszystkim ze zgłoszeń od użytkowników. Istnieje również możliwość wiązania jednorodnych zgłoszeń w jedną grupę, dla której przygotowane zostanie wspólne rozwiązanie. Incydenty, które nie znalazły rozwiązania trafiają do podprocesu, którego zadaniem jest zidentyfikowanie przyczyn incydentów, dostarczanie informacji o takich przypadkach do Działu Wsparcia oraz przygotowanie rozwiązań tymczasowych, o ile takie są dostępne.


Zastosowanie:

  • przyjmowanie zgłoszeń serwisowych przez formularze internetowe (możliwość uruchomienia ‚bazy wiedzy’)
  • definiowanie obszarów kompetencyjnych pracowników (we współpracy z systemem eHMS/crm)
  • automatyczne rozsyłanie informacji (mailem i poprzez bazę danych) o zgłoszeniach serwisowych do pracowników Helpdesku
  • raportowanie stanu realizacji zgłoszeń
  • weryfikacja statusu zgłoszenia (wszelkie zmiany statusu są automatycznie wysyłane na adres mailowy użytkownika)
  • uporządkowanie procedur działu wsparcia
  • zdalny dostęp (dostęp do systemu on-line, poprzez wykorzystanie przeglądarki www oraz połączenie z Internetem)
  • podnoszenie jakości poziomu odpowiedzi na potrzeby użytkowników systemu (jakość i poziom usług oferowanych w firmie)
  • obniżenie kosztów związanych z obsługą zgłoszeń dzięki możliwości wykorzystania bazy wiedzy, umożliwiającej zwiększenie efektywności działu wsparcia

Moduły HMS

Moduły eHMS

Moduły jHMS