Proces tworzenia rozwiązań dopasowanych do ich potrzeb jest wieloetapowy. Ważne jest rozpoznanie realnych oczekiwań użytkowników. Każdy pomysł podlega wieloobszarowej weryfikacji (m.in. z wykorzystaniem urządzeń od różnych dostawców i o różnych cechach).

Aplikacja mobilna – dziekanat przyszłości

Niemal 80% użytkowników e-systemów uczelni wykorzystuje smartfon do załatwiania spraw na uczelni. To jeden z wyników cytowanego przez nas wcześniej badania przeprowadzonego wśród studentów z całej Polski(1). Nie wszystkie proponowane przez nich rozwiązania sprawdzają się w naszym kraju. Część z nich (np. powiadomienia push, responsywna i mobilna strona strony www) wyznaczają jednak kierunek rozwoju oprogramowania dla szkolnictwa wyższego w Polsce.

Ciekawym przykładem są płatności za pomocą QR kodów. Rozwiązania, które funkcjonują na uniwersytetach w krajach azjatyckich czy w USA (np. na Vanderbilt University), w Polsce rozwijają się w innym obszarze. QR kody cieszą się popularnością w monitorowaniu przesyłek kurierskich czy produktów spożywczych. Przegrywają jednak z innymi metodami płatności (typu BLIK).

Wyzwanie czy szansa

Wraz ze wzrostem oczekiwań studentów równie dynamicznie powinny rozwijać się wirtualne dziekanaty. Co w takim razie utrudnia zmiany?

Użytkownicy oczekują takiej samej kompatybilności i płynności działania na różnych urządzeniach (komputer, tablet, smarfon). Wyzwaniem jest ogromna ilość wersji systemów mobilnych, a zwłaszcza fragmentacja systemu Android. Czasochłonnym zadaniem bywa także optymalizacja pod kątem różnych rozmiarów wyświetlaczy czy różnicy w taktowaniu procesora.

Kierunki działania

Polski rynek dąży do zapewnienia innowacyjnych rozwiązań dla studentów. Powinny one usprawniać pracę dziekanatów na wszystkich polach działania, zastępując tradycyjne metody załatwiania formalności.

Wśród przykładów ciekawych usprawnień należy wymienić: wnioski o akademik składane przez wirtualny dziekanat, elektronicznie składane podania do dziekanatu, elektronicznie odbierane decyzje (np. stypendialne) z dziekanatu czy e-dokumenty wykorzystywane przez Działy Kadr i Płac. Dzięki temu szybkość i skuteczność reakcji jednostek administracyjnych uczelni wzrasta. Aby to osiągnąć, Kalasoft ściśle współpracuje z różnymi grupami użytkowników systemu HMS Solution.

(1) Wyniki badania opinii ponad 2500 studentów z całej Polski. Zostało one przeprowadzone w roku akademickim 2018/2019 w ramach Spółki Celowej Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu przez dr hab. Waldemara Rydzaka, prof. nadzw. UEP.

Artykuł Mobilna i responsywna przyszłość e-systemów pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Wizją Uniwersytetu Przyrodniczego jest przede wszystkim chęć kształcenia i realizacja badań naukowych, które wychodzą naprzeciw współczesnym potrzebom kraju i regionu Wielkopolski.  Jako  czołowa uczelnia w Polsce, dążąc do realizacji własnej wizji oraz w obliczu zmian, które będą zachodzić, jako efekt wejścia w życie ustawy „Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce” Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu z dumą może ogłosić, że jest gotowy do nowych wyzwań. Nie tylko w zakresie dydaktycznym czy naukowym, ale także w zakresie efektywnego zarządzania jednostką naukową. W murach UPP studiuje ponad 10 tysięcy studentów, a w ramach 8 wydziałów pracuje ponad 800 nauczycieli akademickich. Wdrożony system zaspokaja większość obecnych potrzeb UPP, ale władze uczelni patrząc w przyszłość już dzisiaj sygnalizują chęć kolejnych inwestycji w infrastrukturę informatyczną.

– Decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu zarządzania uczelnią podjęliśmy jako jedna z pierwszych poznańskich uczelni już wiele lat temu. Od tamtej pory współdziałamy z przedstawicielami firmy Kalasoft, twórcą systemu HMS Solution, sukcesywnie wdrażając moduły niezbędne dla sprawnego funkcjonowania naszej uczelni – mówi prof. dr hab. Jan Pikul, JM Rektor Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu. – Na każdym etapie prac przeprowadzaliśmy dokładną analizę potrzeb uczelni oraz zmian prawnych, dlatego końcowy układ modułów, ze względów na zmiany jakie zachodzą od kilku lat w obszarze edukacji, delikatnie odbiega od tego, który założyliśmy na początku. Zmiany w funkcjonowaniu uczelni wyższych spowodowane wprowadzeniem tzw. Ustawy 2.0 musiały znaleźć odzwierciedlenie w naszych inwestycjach w strukturę informatyczną, a dzięki elastycznemu podejściu Kalasoft udało się wypracować rozwiązanie, które pozwala na dalszy, otwarty rozwój systemu  – dodaje Rektor.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia HMS Solution obejmują dostęp studentów, wykładowców i pracowników do intuicyjnego interfejsu, poprawę sprawności obsługi we wszystkich obszarach działalności uczelni, efektywniejsze zawiadywanie jej majątkiem, a  zastosowanie wspólnej bazy danych dla całej organizacji przyczyniło się do ujednolicenia informacji zarządczej i udrożnienia wewnętrznego przepływu informacji.

– Rozpoczynając pierwsze wdrożenie systemu, czy jak ma to miejsce w przypadku UP w Poznaniu, kolejnych funkcjonalności, byliśmy przygotowani na wzmożoną pracę. UPP jest największym i najwyżej notowanym uniwersytetem przyrodniczym w Polsce. Liczba procesów oraz powiązań między różnorodnymi komórkami administracyjnymi siłą rzeczy w tak dużej jednostce naukowej jest ogromna. Wykonaliśmy tytaniczną pracę, która trwała kilka lat. Po wspólnym określeniu potrzeb, najlepszego sposobu ich realizacji, a następnie wdrożeniu wypracowanych rozwiązań obecnie nastąpi etap tzw. serwisowania systemu. W tym okresie pozostaniemy w gotowości do natychmiastowej reakcji na ewentualne problemy, które mogą pojawić się w trakcie realnego korzystania z systemu przez studentów oraz pracowników uczelni – opisuje Grzegorz Kaliński, prezes zarządu firmy Kalasoft. Współpraca Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z firmą Kalasoft trwa od maja 2008 roku. Po zakończeniu procesu uruchomienia zintegrowanego systemu informatycznego Uczelnia będzie korzystała z 22 z 27 początkowo zaplanowanych modułów.

Artykuł UPP – jesteśmy gotowi na nowe wyzwania pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Powyższe wnioski (m.in. w zakresie UX) potwierdzają rezultaty cytowanego przez nas wcześniej na blogu badania przeprowadzonego wśród użytkowników różnych e-systemów uczelni wyższych. Uczestniczyli w nich także studenci korzystający ze zintegrowanego systemu zarządzania uczelnią HMS Solution.

Dbać o wygląd

Badania wykazały, że istnieje silna korelacja między wyglądem graficznym e-systemu a jego intuicyjnością i funkcjonalnością. System, który jest dobrze zaprojektowany od strony wizualnej, wydaje się być uporządkowany. Większość użytkowników nie zwraca wtedy uwagi na drobne błędy. Tworzenie systemu tylko i wyłącznie w oparciu o dobry projekt graficzny, to jednak działanie krótkofalowe.

Inwestować w system

Estetyka i ogólny wygląd systemu czy aplikacji mają istotny wpływ na postrzeganie systemu przez użytkowników. Pozostają one ważne na każdym etapie tworzenia i wdrażania systemu. Podczas dialogów technicznych i prezentacji dla danych grup użytkowników schodzą one jednak na nieco dalszy plan.

Użytkownik chce otrzymać produkt, który ułatwi mu pracę lub będzie oferował nowe funkcje. Te aspekty decydują o powodzeniu wdrożenia. Mimo, że osiągnięcie tego celu jest trudne bez funkcjonalnego wyglądu, to aspekt ten ma dla klienta istotniejsze znaczenie na zaawansowanym etapie utrzymania produktu (niż podczas wdrożeń). Użytkownicy poszukują wówczas w systemie nowinek, które mogą usprawnić wykonywaną pracę.

Zapewnić intuicyjność

Podstawą projektowania UX jest  szczegółowa i wieloetapowa analiza przedwdrożeniowa. Tworząc i poprawiając e-systemy, strony responsywne czy aplikacje mobilne, przykłada się wagę do rozpoznawania realnych potrzeb użytkowników. Ważne jest też wyprzedzanie ewentualnych uwag odbiorców odnośnie ergonomii, intuicyjności czy funkcjonalności rozwiązań. Użytkownicy e-systemów instytucji publicznych (w tym uczelni wyższych) oczekują możliwości szybkiego i bezpiecznego załatwiania różnych spraw on-line (np. poprzez profil zaufany czy e-dokumenty). Funkcjonalny wygląd znacznie im to ułatwia.

Artykuł UX w e-systemach uczelni pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Wynik badania miał zobrazować, jak studenci oceniają różne systemy informatyczne polskich uczelni i jak ich opinia wpływa na ogólny wizerunek placówek. Analiza wykazała, że im e-system był bardziej przyjazny dla użytkowników, tym lepiej postrzegali oni uczelnię wyższą.

Wynik badania – bezpieczeństwo to podstawa

W świetle RODO i ubiegłorocznych wycieków danych z niektórych uczelni istotne było istotny dla poznanie opinii studentów na temat bezpieczeństwa danych. Bezpieczeństwo danych było najwyżej ocenianą cechą e-systemów. Wynik badania pokazał, że średnia ocena dla wszystkich opiniowanych rozwiązań informatycznych wyniosła 7,36pkt. (w 10-punktowej skali). Zintegrowany system e-HMS otrzymał notę powyżej średniej (7,66pkt.).

Sprawna rekrutacja

Studenci pierwszych lat studiów zostali poproszeni o ocenę procesu rekrutacji za pomocą e-systemu. Docenili oni w tym obszarze e-HMS. Otrzymał on najwyższą notę spośród wszystkich rozwiązań IT. Wyniosła ona 7,44pkt. Ocena rekrutacji na studia mogła wynikać także z innej mocnej strony naszego systemu – szybkości. Użytkownicy przyznali jej 7,09pkt.

Planowane wdrożenia

Zintegrowany system e-HMS został też najwyżej oceniony w zakresie stopnia realizacji spraw studenckich on-line i przystosowania do urządzeń mobilnych. Nasz system znalazł się w ścisłej czołówce rankingu także z uwagi na: ogólny poziom zadowolenia użytkowników, funkcjonalności i wygląd systemu.

Dziękujemy za zaufanie! Cieszymy się, że wprowadzane przez nas zmiany znalazły potwierdzenie w opiniach użytkowników. Jednocześnie, patrząc na wynik badania, wyciągamy wnioski. Ich efektem będą funkcjonalności, które wdrożymy w najbliższych miesiącach. O szczegółach będziemy informować na bieżąco.

Artykuł Wynik badania – Kalasoft liderem wśród uczelni pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Prace rozpoczęte na początku bieżącego roku zbiegły się z informacją zwrotną od naszych użytkowników, którą otrzymaliśmy po przeprowadzeniu badania satysfakcji z korzystania z systemu HMS Solution przez studentów. Przed podjęciem działań musiała zostać podjęta decyzja związana z wyborem pomiędzy responsywną wersją strony internetowej, a stworzeniem dedykowanej aplikacji. Kierując się komfortem i bezpieczeństwem zarówno studentów, jak i wykładowców korzystających z naszego systemu, zdecydowaliśmy się na responsywną wersję strony internetowej. Rozwiązanie to cechują następujące zalety:

• mniejsze obciążenie pamięci urządzenia,
• nie ma potrzeby instalowania, aktualizowania i odinstalowywania oprogramowania na urządzeniu mobilnym,
• nie ma potrzeby udzielania dodatkowych uprawnień (większe bezpieczeństwo danych),
• niezależność od wersji systemu operacyjnego (większa uniwersalność),
• możliwość utrzymywania jednej stabilnej wersji dla wielu systemów,
• nie ma potrzeby konfigurowania połączenia z serwerem, do zalogowania wystarczy nazwa użytkownika i hasło.

Ponadto platformę dostosowaliśmy także do potrzeb osób niepełnosprawnych – strona w dużym stopniu spełnia wymogi WCAG 2.0 dzięki możliwości wyboru dodatkowych trzech stopni kontrastu, odpowiednio dobranym stylom oraz nagłówkom, a także poprawności HTML-a.

Artykuł Wirtualny Dziekanat w telefonie pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.