Archiwizacja dokumentów w nowoczesnym systemie e-dokumenty
Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania oryginałów dokumentacji firmowej w siedzibie firmy lub jej oddziale. Archiwizacji dokumentów podlegają dokumenty ZUS, skarbowe, pracownicze – wszystkie te, które zawierają dane wrażliwe. Warto pamiętać, że ustawowo zostało uregulowane jakie dokumenty muszą być przechowywane i ile należy to robić. I tak w przypadku np. formularzy podatkowych obowiązek ten obejmuje 5 lat. Czy to samo dotyczy ich w wersji elektronicznej? Oczywiście! Jak to więc wygląda w praktyce?
Dokumenty przechowywane w systemie e-dokumenty
Moduł e-dokumenty Kalasoftu powstał z myślą o zmniejszeniu kosztów i obniżeniu zaangażowania prac związanych z przygotowaniem i wysyłką deklaracji podatkowych. Dzięki temu księgowość ma możliwość wysyłania bezpośrednio do dedykowanego oddziału urzędu skarbowego pliki elektroniczne (pliki można wysłać oddzielnie lub w postaci paczki kilku plików). Dodatkowo wprowadzono możliwość podpisania wszystkich deklaracji jednym podpisem i numerem PIT, bez konieczności dokonywania wprowadzania numeru dla każdej deklaracji oddzielnie (podpisanego, wysłanego, odebranego UPO).
Dlaczego warto archiwizować dokumenty?
Dzięki temu, że dokumenty papierowe i elektroniczne będą przechowywane w idealnym porządku wiele procesów zostanie usprawnionych. Dotyczy to zarówno mniejszych, jak i większych firm, a także prywatnych oraz państwowych. Elektroniczna archiwizacja dokumentów usprawnia przepływ informacji między poszczególnymi działami. W sytuacjach kryzysowych ekspresowo można odnaleźć potrzebne dokumenty do kontroli. Każdy pracownik ma szybki dostęp do potrzebnych w pracy plików.
System e-dokumenty
Jeżeli poszukujesz oprogramowania, które jest skrojone pod potrzeby konkretnej firmy, zapraszamy do konsultacji z naszymi specjalistami. Chcesz zgłębić temat? Zapraszamy do lektury wcześniejszego artykułu Elektroniczne archiwum dokumentów – oprogramowanie dla firm i uczelni.
Zachęcamy też do kontaktu z naszych Biurem Obsługi – nasi pracownicy rozwieją Twoje wszelkie wątpliwości dotyczące oprogramowania Kalasoft.
