System KSeF (Krajowy System e-Faktur) wchodzi w kolejną fazę praktycznego wykorzystania w przedsiębiorstwach. Coraz więcej firm przygotowuje się do obowiązkowego wdrożenia e-faktur, testując integracje i automatyzując procesy księgowe.

Klienci KALASOFT już dziś korzystają z gotowych integracji i pobierają pierwsze faktury z KSeF bezpośrednio do swoich systemów finansowo-księgowych i ERP.

To ważny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów dokumentowych oraz przygotowania organizacji do obowiązkowego korzystania z KSeF.

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF – realne wdrożenia u klientów

W ostatnich tygodniach zespoły KALASOFT uruchomiły kolejne integracje umożliwiające:

• automatyczne pobieranie faktur z KSeF,
• walidację dokumentów zgodnie ze schemą FA(2),
• integrację faktur z systemami ERP i FK,
• archiwizację dokumentów zgodną z wymaganiami Ministerstwa Finansów,
• automatyzację obiegu dokumentów.

Pierwsi klienci korzystający z rozwiązania potwierdzają, że wdrożenie KSeF znacząco usprawnia proces obsługi faktur zakupowych i sprzedażowych.

Dlaczego firmy wdrażają KSeF już teraz?

Choć obowiązek korzystania z KSeF dopiero nadchodzi, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wcześniejsze wdrożenia. Główne powody to:

Minimalizacja ryzyka

Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania systemów IT, procedur oraz procesów księgowych. Wczesne testy pozwalają uniknąć problemów w momencie wejścia obowiązku.

Automatyzacja procesów księgowych

Integracja z KSeF pozwala ograniczyć ręczne wprowadzanie faktur i redukuje ryzyko błędów.

Szybszy dostęp do dokumentów

Faktury są dostępne w systemie niemal natychmiast po wystawieniu.

Lepsza kontrola nad obiegiem dokumentów

Firmy zyskują pełną historię faktur oraz możliwość monitorowania statusów dokumentów.

Jak działa integracja KSeF w rozwiązaniach KALASOFT?

Rozwiązania wdrażane przez KALASOFT umożliwiają dwukierunkową komunikację z KSeF, w tym:

• wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF,
• pobieranie faktur zakupowych,
• obsługę uprawnień i tokenów autoryzacyjnych,
• automatyczne mapowanie danych do systemów klientów,
• raportowanie i monitoring transmisji.

Integracje mogą być dostosowane do indywidualnych systemów informatycznych klienta – zarówno gotowych systemów ERP, jak i rozwiązań dedykowanych.

KSeF – co oznacza dla przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur jest jednym z największych projektów cyfryzacji administracji skarbowej w Polsce. Wprowadza on jednolity standard wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur.

Dla firm oznacza to konieczność:

• dostosowania systemów IT,
• zmiany procedur księgowych,
• przygotowania zespołów do pracy z e-fakturami,
• zapewnienia ciągłości działania procesów fakturowania.

KALASOFT wspiera firmy we wdrożeniach KSeF

Zespół KALASOFT realizuje kompleksowe wdrożenia KSeF obejmujące:

• analizę gotowości organizacji,
• przygotowanie integracji systemowych,
• testy i pilotaże,
• wsparcie wdrożeniowe,
• utrzymanie i rozwój rozwiązań.

Pierwsze wdrożenia pokazują, że odpowiednio przygotowana integracja pozwala firmom nie tylko spełnić wymagania prawne, ale także usprawnić procesy biznesowe.

Sprawdź gotowość swojej firmy na KSeF

Firmy, które już rozpoczęły integrację z KSeF, zyskują przewagę organizacyjną i technologiczną. Wczesne wdrożenie pozwala uniknąć presji czasu oraz ogranicza ryzyko operacyjne.

Jeżeli Twoja organizacja przygotowuje się do wdrożenia KSeF – warto rozpocząć działania już teraz.

Artykuł Klienci KALASOFT już pobierają pierwsze faktury z KSeF – integracje działają w praktyce pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

• Wirtualny Dziekanat – dla pełnego dostępu online do danych studiów, dokumentacji i komunikacji.
• Internetowa Rekrutacja – zoptymalizowany kanał dla kandydatów, z automatyczną weryfikacją i powiadomieniami.
• Moduły dziekanatu – które zautomatyzują planowanie zajęć, zarządzanie grupami oraz administrację procesami dydaktycznymi.

Jesteśmy przekonani, że wdrożenie systemu Kalasoft EDU przyczyni się do dalszego rozwoju uczelni i ułatwi codzienne funkcjonowanie całej społeczności akademickiej.

Dziękujemy za wybór!
Zespół Kalasoft

Artykuł Wyższa Szkoła Zarządzania i Psychologii w Poznaniu stawia na cyfryzację z Kalasoft EDU pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

W ramach współpracy uczelnia zostanie wyposażona w kluczowe moduły Kalasoft EDU, w tym m.in.:

• Wirtualny Dziekanat – zapewniający studentom wygodny, zdalny dostęp do informacji o przebiegu studiów, ocenach i płatnościach.
• System Internetowej Rekrutacji – usprawniający proces naboru kandydatów oraz zarządzanie dokumentacją rekrutacyjną.
• Moduły wsparcia dziekanatu – automatyzujące wiele czynności administracyjnych, co przełoży się na poprawę organizacji pracy i szybszą obsługę studentów.

Cieszymy się, że Wyższa Szkoła Humanistyczno-Ekonomiczna w Brzegu wybrała nasz system jako narzędzie do rozwoju cyfrowego. Wierzymy, że realizowane wdrożenie przyczyni się do dalszego unowocześniania procesów uczelnianych.

Dziękujemy za zaufanie!
Zespół Kalasoft

Artykuł Kalasoft EDU w Wyższej Szkole Humanistyczno-Ekonomicznej w Brzegu – rozpoczynamy współpracę! pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Dlaczego e-Doręczenia i e-Sekretariat?

• e-Doręczenia zapewniają bezpieczne, szybkie i zgodne z przepisami przesyłanie dokumentów między uczelnią, urzędami, studentami i innymi interesariuszami.
• e-Sekretariat umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją, wspiera obsługę pism, wniosków i korespondencji.

Dzięki tym rozwiązaniom instytucje zyskują:

• sprawniejszą i bardziej przejrzystą komunikację,
• większe bezpieczeństwo przechowywania i przesyłania danych,
• zgodność z wymogami prawnymi w zakresie e-doręczeń

Dołącz do grona nowoczesnych uczelni i instytucji

Coraz więcej podmiotów już przekonało się, jak bardzo e-Doręczenia i e-Sekretariat Kalasoft usprawniają ich codzienne funkcjonowanie. Zachęcamy kolejne  uczelnie, instytucje oraz organizacje do skorzystania z naszych rozwiązań.

Wdrażając systemy Kalasoft, zyskujesz pewność, że Twoja administracja działa sprawnie, nowocześnie i zgodnie z przepisami prawa.

Artykuł Coraz więcej instytucji korzysta z e-Doręczeń i e-Sekretariatu Kalasoft pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Dzięki wdrożonym rozwiązaniom Europejska Uczelnia Nauk Medycznych zyska:

• Lepszą efektywność administracyjną – automatyzacja procesów i ograniczenie ręcznego przetwarzania dokumentów,
• Większą przejrzystość i dostępność informacji – dla studentów i pracowników, np. dostęp do wyników, dokumentów czy komunikatów bez konieczności fizycznej obecności,
• Zgodność z obowiązującymi regulacjami – w tym prawnymi ramami dotyczącymi e-doręczeń,
• Bezpieczeństwo i oszczędność czasu – zarówno dla administracji, jak i osób korzystających z usług uczelni.

________________________________________

Dziękujemy Europejskiej Uczelni Nauk Medycznych za okazane zaufanie i wybór rozwiązań Kalasoft.

Jesteśmy przekonani, że wdrożone systemy przyczynią się do dalszego rozwoju uczelni i poprawy jakości obsługi studentów i pracowników.

Artykuł Europejska Uczelnia Nauk Medycznych i Społecznych – wdrożenie modułów EDU, Kadry i Płace, e-Doręczenia oraz e-Sekretariat pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Z ogromną satysfakcją informujemy, że zakończyliśmy kolejne wdrożenie systemu Kalasoft EDU – tym razem w Łużyckiej Szkole Wyższej im. Jana Benedykta Solfy w Żarach.

To już drugi miesiąc z rzędu, w którym mamy przyjemność ogłosić sukces kolejnej współpracy z uczelnią wyższą. Po okresie intensywnej pracy wracamy do pełnej aktywności i z jeszcze większą energią realizujemy nasze projekty – z dumą wspierając cyfrową transformację szkolnictwa wyższego w Polsce.

W ramach wdrożenia, Łużycka Szkoła Wyższa zyskała:

• Wirtualny Dziekanat – nowoczesną platformę umożliwiającą studentom samodzielne zarządzanie swoim tokiem studiów i szybki kontakt z administracją,

• System Internetowej Rekrutacji – przyjazne i intuicyjne narzędzie wspierające proces naboru kandydatów,

• Moduły administracyjne – usprawniające codzienną pracę dziekanatu, skracające czas obsługi studentów i zwiększające transparentność działań uczelni.

Wdrożenie przebiegło sprawnie i zgodnie z harmonogramem – wszystko to dzięki zaangażowaniu obu zespołów oraz wspólnemu zrozumieniu potrzeb uczelni.

Dziękujemy władzom Łużyckiej Szkoły Wyższej za zaufanie i otwartość na innowacje.
Cieszymy się, że nasze rozwiązania wspierają kolejną uczelnię w drodze ku nowoczesnej edukacji.

Zespół Kalasoft

Artykuł Kolejny miesiąc – kolejne wdrożenie! Tym razem Kalasoft EDU w Łużyckiej Szkole Wyższej im. Jana Benedykta Solfy w Żarach pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Z dumą informujemy, że firma Kalasoft zakończyła z sukcesem wdrożenie systemu KalaSoft EDU w Wyższej Szkole Umiejętności Społecznych im. prof. Michała Iwaszkiewicza w Poznaniu.

W ramach projektu uczelnia zyskała dostęp do nowoczesnych narzędzi cyfrowych wspierających codzienną pracę administracyjną i kontakt ze studentami. Wdrożone zostały m.in.:

• Wirtualny Dziekanat – umożliwiający studentom zdalny dostęp do informacji o przebiegu studiów, ocenach, opłatach i komunikacji z uczelnią,
• System Internetowej Rekrutacji – usprawniający proces naboru kandydatów i zarządzania ich dokumentacją,
• Moduły wspierające pracę dziekanatu – automatyzujące wiele czynności administracyjnych, poprawiające efektywność i jakość obsługi studentów.

Jesteśmy przekonani, że nowoczesne rozwiązania IT wspierające szkolnictwo wyższe przyczynią się do dalszego rozwoju WSUS i ułatwią codzienne funkcjonowanie całej społeczności akademickiej.

Dziękujemy za zaufanie!

Zespół Kalasoft

Artykuł Nowe wdrożenie systemu Kalasoft EDU w Wyższej Szkole Umiejętności Społecznych im. prof. Michała Iwaszkiewicza w Poznaniu. pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Dlaczego integracja systemów ERP jest kluczowa?

Integracja ERP z innymi systemami umożliwia automatyzację procesów, redukcję błędów oraz lepsze zarządzanie danymi. W rezultacie firmy mogą szybciej podejmować decyzje, optymalizować zasoby i poprawiać jakość obsługi klienta. Bez efektywnej integracji ERP może stać się odizolowanym systemem, ograniczającym efektywność operacyjną.

Główne obszary integracji systemu ERP

1. Integracja z systemami finansowo-księgowymi

Automatyczne przesyłanie danych między ERP a systemami księgowymi (np. SAP, Comarch ERP Optima, enova365) pozwala na:

• eliminację ręcznego wprowadzania danych,
• szybkie generowanie raportów finansowych,
• zgodność z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

2. Integracja z systemami CRM

ERP połączony z CRM (np. Salesforce, HubSpot) pozwala na:

• lepsze zarządzanie relacjami z klientami,
• synchronizację danych o zamówieniach i fakturach,
• poprawę obsługi klienta dzięki dostępowi do aktualnych informacji.

3. Integracja z platformami e-commerce

Połączenie ERP z systemami e-commerce (np. Magento, WooCommerce, Shopify) zapewnia:

• automatyczną aktualizację stanów magazynowych,
• synchronizację zamówień i dostaw,
• usprawnienie logistyki i obsługi klienta.

5. Integracja z systemami kadrowo-płacowymi

Połączenie ERP z systemami HR (np. TETA, SAP HR) pozwala na:

• automatyczne przetwarzanie list płac,
• łatwiejsze zarządzanie urlopami i benefitami pracowników,
• zgodność z przepisami prawa pracy.

6. Integracja z systemami analitycznymi i BI

ERP może być zintegrowany z narzędziami Business Intelligence (np. Power BI, Tableau), co umożliwia:

• lepsze analizowanie danych w czasie rzeczywistym,
• tworzenie zaawansowanych raportów i prognoz,
• usprawnienie procesów decyzyjnych.

Korzyści z integracji ERP

Integracja ERP z innymi systemami przynosi firmie wiele korzyści, w tym:

• redukcję kosztów operacyjnych,
• poprawę efektywności procesów biznesowych,
• eliminację manualnych błędów,
• lepsze wykorzystanie zasobów,
• szybszy dostęp do kluczowych danych.

Jak wdrożyć skuteczną integrację systemu ERP?

1. Analiza potrzeb – Określenie kluczowych procesów i systemów do integracji.
2. Wybór odpowiednich technologii – API, middleware, ESB (Enterprise Service Bus).
3. Testowanie – Weryfikacja poprawności przepływu danych.
4. Monitorowanie i optymalizacja – Stała analiza i dostosowywanie integracji do zmieniających się potrzeb.

Podsumowanie

Integracja systemu ERP z innymi narzędziami jest niezbędna do efektywnego zarządzania nowoczesnym przedsiębiorstwem. Firma Kalasoft dostarcza innowacyjne rozwiązania ERP oraz kompleksowe usługi integracyjne, zapewniając swoim klientom pełną kontrolę nad procesami biznesowymi. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o możliwościach integracji ERP w Twojej firmie.

Artykuł Integracja systemów ERP – klucz do efektywności biznesowej pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

Najważniejsze zmiany w PIT 2024 

1. Rozszerzenie usługi e-Dok

Uaktualnione narzędzie e-Dok zostało przygotowane aby przekazać dokumenty PIT do ministerstwa. Dzięki temu narzędziu możliwe jest: 

• Podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym. 

• Przesłanie dokumentu PIT do ministerstwa 

• Sprawdzenie oraz pobranie UPO. 

• Elektroniczne udostępnianie dokumentów dla pracowników. 

• Pobranie informacji zwrotnej o dostarczeniu dokumentu PIT do pracownika. 

2. Zmiany w oświadczeniach podatkowych (PIT-2)

Uaktualnione  zostały zasady dotyczące składania oświadczeń przez pracowników oraz osoby wykonujące zlecenia. Dotyczą one m.in.: 

• Stosowania kwoty zmniejszającej podatek, 

• Wspólnego opodatkowania z małżonkiem, 

• Podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, 

• Ulg podatkowych dla seniorów oraz młodych. 

System HMS uwzględnia wszystkie zmiany, oferując intuicyjny interfejs do zarządzania oświadczeniami podatkowymi. Użytkownicy mogą w prosty sposób zaktualizować dane pracowników oraz generować dokumenty zgodne z przepisami. 

3. Nowe formularze podatkowe

W 2024 roku wprowadzono nowe formularze podatkowe, takie jak: 

• IFT-1/IFT-1R – Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania 

• PIT-11 – Informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – udostępnienie funkcjonalności z poprzedniego roku na kolejny rok. 

• PIT-8AR – Deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym – zaimplementowany został  

• PIT-4R – Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy – udostępnienie funkcjonalności z poprzedniego roku na kolejny rok. 

System HMS na bieżąco dostosowywany jest do zmian, oferując niezbedne wsparcie w przygotowywaniu nowych rodzajów formularzy. 

Dlaczego warto wybrać system HMS firmy Kalasoft? 

System HMS firmy Kalasoft to kompleksowe narzędzie dla firm, które umożliwia: 

• błyskawiczne wdrożenie aktualnych przepisów podatkowych, 

• zautomatyzowane generowanie dokumentów PIT, 

• łatwe zarządzanie danymi pracowników, 

• integrację z systemami e-administracji. 

Dzięki regularnym aktualizacjom system HMS pozwala uniknąć błędów oraz usprawnia procesy kadrowo-płacowe w firmie. 

Podsumowanie 

Rok 2024 to wiele zmian w rozliczeniach PIT, które mogą wpłynąć na codzienną pracę działów kadrowo-płacowych. Wybierając system HMS firmy Kalasoft, masz pewność, że Twoja firma jest przygotowana na wszystkie nowe przepisy, a procesy rozliczeniowe są szybkie, proste i zgodne z prawem. Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej o możliwościach systemu HMS! 

Artykuł Zmiany w PIT dla pracowników w 2024 roku – co warto wiedzieć? pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.

1. Rozbudowany system wyrównań

Jednym z najważniejszych wyzwań w procesach płacowych jest konieczność dokonywania korekt wynagrodzeń. Nowoczesne systemy umożliwiają automatyczne przygotowanie wyrównań do już wypłaconych wynagrodzeń, eliminując konieczność ręcznego tworzenia storna. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach takich jak:

• podwyżki wynagrodzeń,
• zmiany w składzie zespołu akademickiego,
• nieplanowane zdarzenia, np. urlopy czy dodatkowe zajęcia.

Dzięki automatyzacji proces wyrównania jest szybki, precyzyjny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

2. Zaawansowane zarządzanie potrąceniami

Systemy płacowe dla uczelni wyższych muszą uwzględniać różnorodne potrącenia, w tym:

• potrącenia komornicze,
• składki ubezpieczeniowe,
• inne odliczenia wynikające z przepisów wewnętrznych lub umów cywilnoprawnych.

Dzięki szczegółowej konfiguracji możliwe jest dokładne naliczanie każdej kwoty, co zapewnia pełną transparentność i zgodność z prawem.

3. Elastyczna konfigurowalność

Nowoczesne systemy umożliwiają łatwą modyfikację zasad naliczania wynagrodzeń. Dzięki temu:

• można szybko dostosować sposób rozliczania absencji,
• zmiany w jednym elemencie płacowym automatycznie uwzględniane są w całościowym procesie,
• system pozwala na indywidualne podejście do grup pracowników.

Taka elastyczność jest kluczowa w środowisku akademickim, gdzie różnorodność form zatrudnienia wymaga indywidualnego podejścia.

4. Obsługa zróżnicowanych grup odbiorców

Systemy kadrowo-płacowe dostosowane do potrzeb uczelni wyższych umożliwiają obsługę:

• stypendystów,
• osób pozauczelnianych, np. realizujących umowy cywilnoprawne,
• wypłat wynagrodzeń po zmarłych pracownikach.

Dzięki temu procesy te są kompleksowe i zgodne z przepisami.

5. Przygotowanie elementów przed wypłatą

Przed każdą wypłatą możliwa jest weryfikacja danych takich jak:

• liczba przepracowanych godzin,
• dodatki i absencje,
• automatycznie generowane elementy płacowe.

Pozwala to uniknąć błędów i zapewnić terminowe oraz zgodne z umowami wypłaty.

6. Kontrola i weryfikacja płac

Systemy te automatycznie weryfikują, czy określone elementy płacowe zostały już wypłacone. Funkcja ta jest szczególnie ważna w przypadku dodatków jednorazowych, które system blokuje, aby zapobiec podwójnym naliczeniom.

7. Stopniowa weryfikacja i realizacja wypłat

Wypłaty mogą być realizowane etapowo, co daje uczelni większą kontrolę nad procesem. Dzięki temu:

• możliwe jest naliczenie wypłat indywidualnie dla każdej osoby,
• błędy w jednej transakcji nie wpływają na pozostałe wypłaty,
• proces można dostosować do specyfiki każdego działu lub grupy pracowników.

Podsumowanie

Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do specyfiki uczelni wyższych w Polsce to klucz do sprawnej administracji i zadowolenia pracowników. Automatyzacja procesów, elastyczność i szczegółowa kontrola płac sprawiają, że nowoczesne rozwiązania są nieodzownym elementem funkcjonowania każdej uczelni. Dzięki wdrożeniu takich systemów administracja zyskuje czas, minimalizuje ryzyko błędów, a pracownicy i stypendyści mogą liczyć na terminowe i zgodne z zasadami wypłaty.

Czy Twoja uczelnia jest gotowa na cyfrową rewolucję w obszarze kadr i płac?

Artykuł Innowacyjne rozwiązania kadrowo-płacowe dla uczelni wyższych: automatyzacja i elastyczność pochodzi z serwisu Kalasoft.pl.