eHMS/limi – Limity finansów – Moduł nadzorowania środków finansowych przeznaczonych na określone cele. Umożliwia ewidencję wydatków w ramach poszczególnych limitów, jeszcze przed ich zatwierdzeniem przez jednostki księgowości, dając informację o bieżącym stanie finansów. Dodatkowo realizowana w module ewidencja składanych zamówień, udostępnia informacje o przewidywanym stanie środków, co pozwala na uniknięcie ich przekroczenia w momencie faktycznej realizacji zamówień. Dostępne są raporty dotyczące limitów, wpływów, zamówień i wydatków.
Moduł przeznaczony jest dla sekcji likwidatury oraz dla służb finansowych na wydziałach, pozwalając zainteresowanym jednostkom uczelni na zdalne śledzenie bieżącego stanu środków finansowych. W ramach poszczególnych limitów możliwe jest prowadzenie planów rzeczowo – finansowych, dla poszczególnych rodzajów kosztów (amortyzacja, delegacje, wynagrodzenia itp.). Funkcja importu danych umożliwia automatyczne przenoszenie wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę oraz w ramach umów zlecenia i o dzieło. Dostępna jest także funkcja obsługi przelewów elektronicznych, dotyczących wprowadzonych do modułu faktur.
Zastosowanie:
- bieżąca ewidencja dokumentów, w momencie ich pojawienia się na uczelni
- aktualna informacja o stanie środków finansowanych przeznaczonych na określony cel (limit)
- automatyczne pobieranie danych z innych modułów
- potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji przez dział zamówień publicznych
- kontrola ewidencjonowanych wydatków w założonymi planami
- możliwość przygotowania przelewów w oparciu o zapisane faktury
- korzystanie z dostępnych w systemie słowników / kartotek, na zasadzie współpracy z innymi jednostkami uczelni (np. kartoteka kontrahentów, plan kont)
- możliwość dostępu do wprowadzonych dokumentów, w momencie ich zapisania w systemie, przez zainteresowane osoby
- minimalizacja możliwości przekroczenia limitu środków w oparciu o dostęp do informacji o bieżącym stanie środków finansowych (po realizacji faktur) oraz ich przewidywanym stanie (na podstawie ewidencji składanych zamówień)
- przyspieszenie obiegu informacji poprzez automatyczny jej przepływ między modułami systemu, a tym samym jednostkami organizacyjnymi uczelni
- bezpośredni dostęp do informacji osób bezpośrednio związanych z realizacją działań objętych limitami, tak w administracji centralnej jak i wydziałowej
- dostęp do zestawień tworzonych według różnych kryteriów, stanowiących podstawy do przygotowywania analiz ekonomicznych
