Moduły jHMS

jHMS to aplikacja, która jest odzwierciedleniem systemu HMS przepisywanego w technologii JAVA. Oprogramowanie wspomagające zarządzanie uczelnią wyższą HMS tworzone jest od roku 1989. Przez wiele lat posiadało ono interfejs znakowy. Rozwój technologii oraz wymogi rynku spowodowały, że KALASOFT rozpoczęło poszukiwanie technologii, która pozwoliła by odejść od interfejsu znakowego w kierunku graficznym. Równie ważne było to, aby technologia była stabilna w czasie, a nie była nowinką jednego sezonu. Wybór padł na technologię JAVA, za którą obecnie stoi firma Oracle.

Dostępne moduły:

jHMS/edok – Elektroniczne dokumenty – Moduł E-Deklaracje powstał na potrzeby zmniejszenia kosztów i obniżenia czasochłonności prac związanych z przygotowaniem i wysyłką deklaracji PIT-11 i PIT-40.

W celu dokonania wysyłki deklaracji PIT-11 i PIT-40 można przygotować paczkę dokumentów elektronicznych. Ogromnym ułatwieniem jest możliwość podpisania wszystkich deklaracji jednym podpisem i numerem PIT, bez konieczności dokonywania wprowadzania numeru dla każdej deklaracji oddzielnie (podpisanego, wysłanego, odebranego UPO).

Zastosowanie:

  • podpisywanie jednorazowe i masowe deklaracji
  • podgląd deklaracji
  • podgląd podpisu kwalifikowanego
  • wysłanie jednorazowe lub masowe deklaracji na portal Ministerstwa
  • śledzenie etapu deklaracji (podpisanego, wysłanego, oczekującego na potwierdzenie odbioru)
  • odbiór Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)
  • pełna integracja z aplikacją HMS/plac
  • masowy podpis i wysyłka deklaracji
  • możliwość pełnego śledzenia etapów deklaracji (zgodnie ze statusami aplikacji e-Deklaracje Desktop Ministerstwa Finansów)
  • automatyzacja procesu odbioru UPO
  • możliwość konfiguracji i przetestowania wysyłki na portal testowy Ministerstwa

jHMS/soc – Socjalny – Aplikacja wspomagająca prowadzenie ewidencji wypłat z uczelnianego funduszu świadczeń socjalnych oraz obsługę pożyczek z funduszu mieszkaniowego. Moduł wykorzystuje kadrową kartotekę osobową, umożliwiając ewidencję wypłacanych świadczeń pieniężnych oraz przekazanych świadczeń „w naturze” (bilety, karnety). Wypłata świadczeń może być realizowana w oparciu o listy drukowane w module socjalnym lub poprzez import danych do modułu płac osobowych.

W ramach systemu prowadzona jest ewidencja różnorodnych pożyczek z funduszu mieszkaniowego, z możliwością drukowania umów, zawierających niezbędne informacje, dotyczące pożyczkobiorcy, poręczycieli czy wartości pożyczki i odsetek. Udzielone pożyczki mogą być automatycznie przenoszone do modułu płac osobowych, w celu potrącania kolejnych rat. Moduł umożliwia także ewidencję rat wpłacanych na konto uczelni lub do jej kasy, umniejszając stan zadłużenia.

Zastosowanie:

  • prowadzenie kartoteki osób uprawnionych do otrzymywania świadczeń z funduszu socjalnego – pracownicy, emeryci/renciści, dzieci, spadkobiercy
  • ewidencja różnego rodzaju świadczeń przyznanych uprawnionym – pieniężnych, rzeczowych; zapomóg, wczasów pod gruszą, dofinansowań do wypoczynku zorganizowanego, udziału w imprezach kulturalnych, sportowo-rekreacyjnych
  • rejestracja udzielonych pożyczek na cele mieszkaniowe; wydruki umów; kontrola poręczeń
  • różnorodne raporty, analizy, zestawienia

Usprawnienie pracy, ogromna oszczędność czasu i środków:

  • automatyczna generacja świadczeń w oparciu o zarejestrowane wnioski (a w nich przychody)
  • generacja świadczeń dla wskazanej grupy uprawnionych – np. dzieci w określonym wieku
  • automatyczne tworzenie pliku z przelewami do zaczytania przez program bankowy
  • automatyczne przenoszenie zatwierdzonych danych do modułu płacowego – pobieranie na listę płac, kartę wynagrodzeń, PIT 11
  • kontrola kwestii podatkowych – sald otrzymanych świadczeń w ramach limitów określonych w przepisach podatkowych
  • kontrola ilości otrzymanych świadczeń – komunikaty z informacją o skorzystaniu z danego rodzaju świadczenia
  • podpowiedzi ostatnio rejestrowanych świadczeń, nr list
  • elastyczne wydruki – edytowalne nagłówki, stopki; możliwość exportu do programu Excel, Word

jHMS/tran – Obsługa transportu – Moduł jHMS/tran jest modułem wspomagającym zarządzanie flotą samochodową oraz rejestracją kart drogowych wraz z rozliczeniem czasu pracy kierowców. System kontroluje i przypomina o badaniach technicznych, ubezpieczeniach czy ważności badań kierowców, ale jego zastosowania nie ograniczają się wyłącznie do zadań tego typu. jHMS/tran pozwala na kontrolę eksploatacji, kontroli kosztów i rozliczeń. Przechowuje dane o pojazdach i ich wyposażeniu, polisach ubezpieczeniowych, zdarzeniach, warsztatach, kosztach i użytkownikach pojazdów. Na podstawie tych danych możliwe jest tworzenie automatycznych przypomnień o nadchodzących terminach przeglądu, badań czy ubezpieczenia a także tworzenie raportów przebiegów, zużycia paliwa, kosztów, zleceń oraz innych mniej czy bardziej skomplikowanych zestawień.

Zastosowanie:

  • rejestracja kart drogowych
  • planowanie i rejestracja czasu pracy kierowców oraz zleceń
  • gromadzenie szczegółowych danych o pojazdach, przeglądach, ubezpieczeniach, wyposażeniach, naprawach i kosztach
  • wielokrotne wykorzystanie raz wprowadzonych danych
  • korzystanie z bazy najemców i kontrahentów
  • analizowanie gromadzonych danych, przygotowywanie sprawozdań oraz raportów
  • bieżące tworzenie bazy wiedzy na temat floty
  • integracja z modułem kadrowym dzięki czemu istnieje dwustronny przepływ informacji o pracownikach i ich czasie pracy
  • integracja z modułem magazynowym, który umożliwia dwustronny przepływ informacji na temat pojazdów i ich wyposażenia jako środki trwałe
  • elastyczne narzędzie analityczne umożliwiające precyzyjne określenie pożądanego zakresu danych przy tworzeniu sprawozdań i raportów
  • ograniczenie liczby błędów proceduralnych i oszczędność czasu

jHMS/ziel – Obsługa uczelnianych terenów zielonych – Moduł jest modułem gromadzącym informacje dotyczące terenów należących do uczelni a także zaplanowanych i zrealizowanych czynności na tych obszarach. Istnieje możliwość graficznego przedstawienia obszarów, terenów zielonych wraz z zabudowaniami oraz nasadzeniami. Wspomagającym zarządzanie harmonogramem zadań, planowaniem i ich realizacją. Zawiera także stany magazynowe sprzętu i narzędzi niezbędnych do wykonania zaplanowanych prac.

Zastosowanie:

  • stworzenie bazy terenów należących do uczelni
  • graficzne przedstawienie terenów wraz z nasadzeniami
  • planowanie i rejestracja prac do wykonania na tych terenach
  • gromadzenie danych o sprzęcie i narzędziach
  • analizowanie gromadzonych danych, przygotowywanie sprawozdań oraz raportów

jHMS/goni – Zarządzanie nieruchomościami – Moduł jest modułem wspomagającym zarządzanie gruntami oraz budynkami stanowiącymi własność uczelni, jak również tymi wynajmowanymi od podmiotów zewnętrznych. Moduł pozwala na ewidencjonowanie faktycznego stanu nieruchomości i prowadzenie na nich czynności związanych z zawieraniem umów najmu, naliczaniem czynszów (również automatycznym) i waloryzacji oraz naliczaniem należnych podatków. Integracja z innymi modułami systemu HMS zapewnia pracę na wspólnych danych w zakresie środków trwałych (moduł jHMS/gest), kontrahentów oraz rozliczeń finansowych (moduł jHMS/fk).

Zastosowanie:

  • pełna ewidencja gruntów oraz budynków uczelni oraz powiązanych z nimi ksiąg wieczysty
  • zarządzanie umowami najmu gruntów i budynków
  • zarządzanie czynszami i wyliczaniem podatków od wynajmowanych powierzchni gruntów i budynków
  • komunikacja z zewnętrznymi modułami w zakresie:
    • środków trwałych – moduł gospodarki i ewidencji środków trwałych jHMS/gest
    • waloryzacji – moduł finansowo-księgowy HMS/fina, jHMS/fk

jHMS/gest – Środki trwałe – Aplikacja wspomagająca ewidencjonowanie środków trwałych, wartości niematerialnych prawnych i wyposażenia. Umożliwia tworzenie typowych dokumentów: przyjęcia, likwidacji oraz zmiany. Pozwala tworzyć grupy podziału ewidencjonowanych przedmiotów. Moduł posiada możliwość wprowadzenia szczegółowego opisu charakterystyki przedmiotu i kontroli poszczególnych części. W pełni współpracuje z jHMS/fk i jHMS/zaks. Umożliwia automatyczne wygenerowanie i kontrolę planów amortyzacji – w rozbiciu na bilansową oraz podatkową. Posiada wbudowany słownik KŚT. Wspomaga przeprowadzenie inwentaryzacji przy możliwości podziału na miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialne. Umożliwia współpracę z systemem RFID.

Zastosowanie:

  • prowadzenie szczegółowej ewidencji za pomocą kart oraz typowych dokumentów związanych ze środkami trwałymi
  • automatyczne naliczanie planu amortyzacji
  • szczegółowy proces inwentaryzacji z możliwości podziały miejsc spisowych według osób
  • możliwość bieżącej kontroli stanu środków trwałych za pomocą licznych zestawień
  • integracja z modułem finansowo-księgowym
  • automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie kart środków trwałych
  • automatyczne comiesięczne naliczanie planu amortyzacji
  • przeprowadzenie szczegółowej inwentaryzacji
  • integracja z modułem finansowo – księgowym
  • możliwość integracji z systemem RFID

jHMS/goma – Gospodarka magazynowa – Korzystając z tego modułu mamy możliwość wprowadzenia i wystawiania dokumentów, które kreują obroty w magazynie. Na bieżąco na ich podstawie możemy podejrzeć na licznych zestawieniach ich wpływ na działalność magazynu zarówno w ujęciu analitycznych jak i syntetycznym. Tworząc inwentaryzację system przygotowuje nas, podpowiadając aktualne stany oraz pozwalając na wydruk arkuszy spisowych. Wszelkie wynikłe różnice są wykrywane i rozliczane w automatyczny sposób. W przypadku ponownej wyceny towarów i materiałów na magazynie proces aktualizacji pozwala na szybką zmianą wartości.

Zastosowanie:

  • możliwość prowadzenie ewidencji na kilku magazynach jednocześnie
  • możliwość generowania szerokiej gamy zestawień prezentujących przepływ i stany towarów oraz materiałów we wszystkich prowadzonych magazynach
  • obsługa inwentaryzacji oraz automatyczne generowanie dokumentów wyrównujących stany magazynowe po przeprowadzeniu inwentaryzacji
  • możliwość dokonania aktualizacji wartości towarów i materiałów dostępnych na magazynie
  • integracja z modułem finansowo – księgowym
  • wprowadzane przychody i rozchody są automatycznie widoczne na zestawieniach
  • automatyczne rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych
  • rozliczanie różnic groszowych

jHMS/fk – Finanse i księgowość – Księga główna stanowi kompleksowe rozwiązanie dedykowane do wspierania działalności finansowo – księgowej uczelni wyższych. Zarządzanie systemem jest w pełni zgodne z wymogami prawnymi i formalnymi dotyczącymi rachunkowości. Moduł jest w pełni zintegrowany z otaczającymi go elementami, takimi jak: obsługa kas i banków, ewidencja dokumentów zakupowych i sprzedażowych, ewidencja środków trwałych oraz zarządzanie gospodarką magazynową.

Do podstawowych funkcji jHMS/fk należą: prowadzenie dziennika głównego i definiowalnych dzienników cząstkowych, nadzór nad planem kont, dekretacja dokumentów za pomocą schematów księgowań oraz ich księgowanie, generowanie elementów sprawozdania finansowego takich jak bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, prowadzenie ewidencji VAT, rozliczanie kosztów, rozbudowany system wyszukiwania dokumentów źródłowych.

Zastosowanie:

  • możliwość rozpoczęcia pracy w każdym miesiącu roku obrachunkowego, poprzez wprowadzenie bilansu otwarcia i obrotów rozpoczęcia
  • możliwość rejestracji i księgowania dokumentów w każdym nie zamkniętym miesiącu roku, a także na przełomie lat
  • możliwość generowania dekretów na podstawie schematów księgowań
  • definiowanie układów bilansu, rachunku zysków i strat oraz parametrów stałych (np. wysokość odsetek)
  • prowadzenie rachunku kosztów w różnych układach
  • automatyczne księgowania równoległe między zespołami „4” i „5”
  • kontrola kręgu kosztów
  • tworzenie słowników – kartotek pełniących rolę grup kont analitycznych
  • zwiększenie efektywności procesów finansowych
  • monitorowanie informacji finansowych wewnątrz przedsiębiorstwa
  • utrzymywanie historii operacji dla celów audytu
  • możliwość tworzenia raportów okresowych na temat kondycji finansowej uczelni
  • pełna integracja z innymi modułami HMS obsługującymi pozostałe obszary działalności uczelni wyższych

jHMS/media – Media – System został zaprojektowany z myślą o uczelniach wyższych prowadzących rozliczenie kosztów świadczeń medialnych. Funkcjonuje, jako zintegrowany system modułów posiadający wspólną bazę danych. Moduł prowadzi ewidencję i rozliczenie kosztów dla: energii cieplnej, wody, prądu, gazu oraz usług telekomunikacyjnych. Możliwa jest również ewidencja: umów, faktur oraz bilingów.
Konstrukcja systemu zapewnienia przypisanie kosztów z tytułu mediów do miejsca ich powstania (budynki) z uwzględnieniem typów działalności oraz prezentację ich wzajemnych powiązań w strukturze drzewa.

Jeżeli chodzi o usługi telekomunikacyjne użytkownik posiada możliwość rozdziału kosztów za rozmowy telefoniczne: prywatne i służbowe, naliczanie należności za korzystanie z sieci Internet, zarówno dla operatorów sieci stacjonarnej, jak i komórkowej. Po dokonaniu rozliczenia system umożliwia generowanie wydruków i zestawień. Istnieje możliwość definiowania układu i okresu sprawozdawczego (miesięcznie, kwartalnie, rocznie itp.) oraz sposobu prezentacji danych.

Zastosowanie:

  • rozbudowany system kartotek budynków, faktur podstawowych i korygujących, grup rodzajów działalności, jednostek logicznych, najemców, taryf, szablony importu bilingów telefonicznych
  • możliwość wprowadzenia odczytu szacowanego dla danego rozliczenia
  • możliwość wprowadzenia korekty kosztów
  • licznik fizyczny może posiadać połączenie z większą liczbą liczników głównych tzw. multiparenty
  • dla danego medium, dany licznik może zostać rozliczony wg przydzielonej mu wcześniej taryfy
  • generowanie wydruków i ich eksport do arkusza kalkulacyjnego:
  • zbiorczych zestawień kosztów
  • zestawienia kosztów zużycia:
    • kart eksploatacji budynków i jednostek do obciążenia,
    • limitów
    • rozliczeń usług telekomunikacyjnych
  • możliwość generowania wykresów:
    • kosztów zużycia mediów (wykres kołowy) oraz w poszczególnych miesiącach (wykres słupkowy)
    • porównanie łącznych kosztów za m2 / m3

jHMS/sopp – Obsługa postępowań przetargowych – jest kompleksowym systemem informatycznym wspomagającym organizowanie procedur zakupowych. System spełnia wymogi procedur Prawa Zamówień Publicznych, ale jego zastosowania nie ograniczają się wyłącznie do procedur tego typu. Sopp pozwala na osiąganie oszczędności oraz usprawnia pracę w każdej firmie oraz instytucji, w której istnieją zdefiniowane procedury dokonywania zakupów.

jHMS/sopp jest rozwiązaniem internetowym, dzięki czemu użytkownik może uzyskać dostęp do systemu z dowolnego miejsca o dowolnej porze. Jest to szczególnie przydatne dla osób nadzorujących przebieg procedur i odpowiedzialnych za ich wynik. Korzystając z dowolnego komputera połączonego z Internetem mają one możliwość błyskawicznego dotarcia do szczegółowej wiedzy na temat przebiegu każdej konkretnej procedury zakupowej oraz każdej zawartej umowy.

Ponadto, system został wyposażony w szereg zakładek, które porządkują i automatyzują postępowania przetargowe, ułatwiają wykonywanie wielu obowiązków oraz zapewniają obsługę pełnego zakresu czynności wymaganych w toku procedury przetargowej.

Zastosowanie:

  • gromadzenie i przetwarzanie danych o planowanych zamówieniach na dany okres budżetowania
  • gromadzenie szczegółowych danych o prowadzonych postępowaniach, monitorowanie przebiegu procedury przetargowej
  • wielokrotne wykorzystanie raz wprowadzonych danych
  • tworzenie bazy umów i kontrola ich realizacji
  • tworzenie bazy wykonawców z podziałem na grupy i historię udziału w postępowaniach
  • analiza gromadzonych danych, przygotowywanie sprawozdań oraz raportów
  • bieżące tworzenie bazy wiedzy na temat procedur zakupowych – nadzór i kontrola
  • elastyczne narzędzie analityczne umożliwiające precyzyjne określenie pożądanego zakresu danych przy tworzeniu sprawozdań i raportów
  • ograniczenie liczby błędów proceduralnych i oszczędność czasu

jHMS/limi – Limity – Moduł budżetowania i nadzorowania środków finansowych przeznaczonych na określone cele. Umożliwia ewidencję wydatków w ramach poszczególnych limitów, jeszcze przed ich zatwierdzeniem przez jednostki księgowości, dając informację o bieżącym stanie finansów. Dodatkowo realizowana w module ewidencja składanych zamówień, udostępnia informacje o przewidywanym stanie środków, co pozwala na uniknięcie ich przekroczenia w momencie faktycznej realizacji zamówień. Dostępne są raporty dotyczące limitów, wpływów, zamówień i wydatków.

Moduł przeznaczony jest dla sekcji likwidatury oraz dla służb finansowych na wydziałach, pozwalając zainteresowanym jednostkom uczelni na zdalne śledzenie bieżącego stanu środków finansowych. W ramach poszczególnych limitów możliwe jest prowadzenie planów rzeczowo – finansowych, dla poszczególnych rodzajów kosztów (amortyzacja, delegacje, wynagrodzenia itp.).

Zastosowanie:

  • bieżąca ewidencja dokumentów, w momencie ich pojawienia się na uczelni
  • aktualna informacja o stanie środków finansowanych przeznaczonych na określony cel (limit)
  • automatyczne pobieranie danych z innych modułów
  • potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji przez dział zamówień publicznych
  • kontrola ewidencjonowanych wydatków w założonymi planami
  • możliwość przygotowania przelewów w oparciu o zapisane faktury
  • korzystanie z dostępnych w systemie słowników / kartotek, na zasadzie współpracy z innymi jednostkami uczelni (np. kartoteka kontrahentów, plan kont)
  • możliwość dostępu do wprowadzonych dokumentów, w momencie ich zapisania w systemie, przez zainteresowane osoby
  • minimalizacja możliwości przekroczenia limitu środków w oparciu o dostęp do informacji o bieżącym stanie środków finansowych (po realizacji faktur) oraz ich przewidywanym stanie (na podstawie ewidencji składanych zamówień)
  • przyspieszenie obiegu informacji poprzez automatyczny jej przepływ między modułami systemu, a tym samym jednostkami organizacyjnymi uczelni
  • bezpośredni dostęp do informacji osób bezpośrednio związanych z realizacją działań objętych limitami, tak w administracji centralnej jak i wydziałowej
  • dostęp do zestawień tworzonych według różnych kryteriów, stanowiących podstawy do przygotowywania analiz ekonomicznych